02- TERMINOLOGIE

Archivage
Démarche d’organisation qui a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir disponible des documents qui engagent une entreprise ou un organisme vis-à-vis de tiers ou de son activité future et dont le défaut représenterait un risque.

Archives
Ensemble de documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne morale ou physique ou par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de son activité.

Le terme « archives » peut également désigner le bâtiment ou local où sont conservées les archives (dans ce cas, le terme s’écrit Archives) ou le service chargé : 

• du contrôle de la conservation des archives courantes ; 
• de la conservation ou du contrôle de la conservation des archives intermédiaires ; 
• de la conservation, du tri, du classement, de I’inventaire et de la communication des archives définitives.

Archives courantes ou vivantes
Documents régulièrement consultés pour le fonctionnement des services de la Commission et qui sont conservés dans les bureaux.

Archives définitives
Documents conservés sans limitation de durée et qui sont versés au niveau de la Direction du Secrétariat de la Commission des Archives et de la Documentation (DSCAD).

Archives électroniques
Documents produits ou reçus nativement dans un format ou sous une forme qui permettent leur exploitation directe par des outils informatiques.

Archives intermédiaires
Documents qui ne sont plus d’usage courant mais conservés temporairement, essentiellement pour des raisons administratives ou juridiques. Ces documents sont transférés dans les salles de pré-archivage au niveau des services ou départements.

Durée d’Utilité Administrative (DUA) 
Durée minimale de conservation d’une archive. La DUA est déterminée en fonction des exigences réglementaires et légales et des besoins du service producteur ou son successeur. Au terme de la Durée d’Utilité Administrative, il est décidé du traitement final du document.

Pré-archivage
Gestion des archives intermédiaires jusqu’à l’expiration de leur durée d’utilité administrative, induisant à terme un tri, leur élimination ou leur conservation définitive.