Soumis par reza le Aug 29

04- TYPOLOGIE DES DOCUMENTS À ARCHIVER

Seuls des documents originaux et définitifs sont à archiver. À défaut, et à titre exceptionnel, une copie lisible d’un document définitif peut être archivée.

Les types de documents suivants doivent être archivés : 

  • actes de la Conférence des Chefs d’État et de Gouvernement (Traités, Protocoles additionnels, Actes additionnels...) ;
  • actes du Conseil des Ministres (Règlements, Directives, Décisions, Recommandations, Avis, etc.) ;
  • avis et décisions de la Cour de Justice ;
  • avis et rapports de la Cour des Comptes ;
  • rapports de réunions du Comité des Experts statutaire ;
  • actes de la Commission (Règlements d’exécution, Décisions) ;
  • actes pris par le Président de la Commission (Décisions, Notes de service) ;
  • rapports annuels sur l’état de I’Union ;
  • actes conventionnels (contrats, conventions, accords de siège, accords de coopération ou de partenariat, protocole d’accord, mémorandum...) ;
  • dossiers du personnel (actes d’état civil, contrat de travail, fiche de paie, acte de recrutement, promotion, dossiers médicaux...) ;
  • dossiers financiers et comptables ;
  • courriers ;
  • rapports annuels sur le fonctionnement et l’évolution de la Commission ;
  • rapports d’études ;
  • comptes rendus des réunions de la Commission et des Directeurs de cabinet ;
  • bulletins officiels ;
  • rapports d’audit, d’exécution technique, financier, de formation, d’enquête, de mission...) ;
  • dossiers des acquisitions ;
  • saisines en matière de concurrence ;
  • dossiers de contentieux ;
  • procès-verbaux de passation de service ;
  • documents fonciers de l’UEMOA tels que titres de propriété, plans, constructions d’infrastructure, factures de loyer, transactions immobilières ;
  • référentiels que constituent par exemple le manuel de procédures, les chartes, les codes de déontologie ; 
  • dossiers de demande d’autorisation de mise sur le marché des médicaments vétérinaires ;
  • dossiers relatifs aux politiques, programmes et réformes ;
  • comptes de gestion ;
  • comptes administratifs.

Cette liste n’est pas exhaustive.

Les documents ci-dessous ne doivent pas être archivés : 

  • les doublons ou exemplaires excédentaires d’un document ;
  • les copies ou notes pour information ; 
  • les notes de travail ou brouillons non validés n’apportant pas d’information utile ;
  • les documents temporaires ou intermédiaires sans lien avec une décision ;
  • les documents dont les informations et les données sont récapitulées dans un rapport ;
  • les revues ou catalogues ;
  • les circulaires caduques.