Soumis par reza le Jan 19

Annexe : Animation du dialogue de gestion par le Contrôle de Gestion

Objet de la procédure : 

Préciser le rôle et les responsabilités du Contrôle de Gestion

Objectifs du Contrôle de Gestion :

  • Développer le dialogue de gestion à tous les échelons au niveau de la Commission ;
  • Améliorer la culture de l’évaluation des produits intermédiaires au regard des résultats attendus ;
  • Améliorer l’expression des acteurs les plus proches du terrain ;
  • Améliorer la disponibilité et l’analyse des données qui nourrissent les échanges entre les différents niveaux de responsabilité ;
  • Renforcer l’utilisation des leviers d’action ;
  • Renforcer la diffusion de bonnes pratiques de gestion au sein des Services de la Commission.

Acteurs du Contrôle de Gestion :

  • Gestionnaires de Programme ;
  • Responsable en charge du Budget ;
  • Responsable en charge du Contrôleur de Gestion ;
  • Responsables de Programme ;
  • Responsables de Budget Opérationnel ; 
  • Service en charge du Suivi de la Performance ;
  • Service en charge de la Gestion Administrative et Financière au niveau des Départements ;
  • Service en charge du Suivi et de l’Évaluation ;
  • Service en charge de l’Audit Interne ;
  • Service en charge de la Gestion des Ressources Humaines ;
  • Responsables d’Unités Opérationnelles.

Outils :

  • Cadre de Mesure des Performances ;
  • Tableau de bord de pilotage du dialogue de gestion ;
  • Fiches des indicateurs de performance ;
  • Applications informatiques ;
  • Tableau de bord de suivi de performance ;
  • Plan de travail ;
  • RAP ;
  • PAP ;
  • DPPD ;
  • COP ;
  • Fiche d’autoévaluation des COP.
Responsable ou acteur de la procédure Tâche/activité Outil à utiliser 
ou à créer
Service en charge de la Stratégie et de l’Évaluation 
  • Valide le format des tableaux de bord
  • Analyse les tableaux de bord de suivi du dialogue de gestion 
  • Analyse les tableaux de bord de suivi des objectifs et des résultats du Programme
  • Participe aux réunions du Comité de Pilotage de la performance
  • Participe à la rédaction et au suivi des fiches d’autoévaluation des COP
  • Fait des recommandations d’amélioration des performances
  • Suit la mise en œuvre desdites recommandations 

Format des tableaux de bord de suivi du dialogue de gestion

Tableaux de bord de suivi des objectifs, des résultats, des produits intermédiaires, des produits finaux

Fiche d’auto-évaluation des COP
Service en charge du Contrôle de Gestion/par Département/par Programme
  • Communique directement avec le Gestionnaire de Programme, le RPROG, le RBOP, le RUO, les DSAF, DSE, DSI, DAI
  • Prépare les tableaux de bord 
  • Prépare les indicateurs de suivi, de priorités et de progrès 
  • Contribue à la collecte des données qui émanent du RPROG, du RBOP, du RUO 
  • Analyse les données concernant les activités et les moyens consommés 
  • Propose des leviers d’action, des recommandations 
  • Partage les données qui nourrissent les échanges entre les différents niveaux de responsabilité
  • Propose des actions correctrices
  • Propose des activités nouvelles 
  • Quantifie les activités 

Tableaux de bord de suivi des objectifs, des résultats, des produits intermédiaires, des produits finaux

Rapports d’analyse 

Rapports sur les coûts

Rapports sur le circuit de l’information et la communication 

Fiche d’auto-évaluation des COP
Service en charge du Contrôle de Gestion /par département/par Programme
  • Évalue le coût des activités
  • Suit la consommation des moyens
  • Propose des réunions spécifiques avec les acteurs concernés en cas d’écarts significatifs ou d’alertes 
  • Participe aux réunions du Comité 
    de Pilotage du dialogue de gestion  
  • Participe à l’évaluation des COP 
  • Participe à la définition de la part imposée et de la part ouverte à la discussion au sein du BOP 
  • Arbitre la part imposée et la part ouverte à la discussion des BOP 
  • Sensibilise et forme les acteurs 
    de la chaîne de la performance 
    à la bonne utilisation des outils 
  • Communique avec tous les acteurs du dialogue de gestion

Tableaux de bord de suivi ; des objectifs, des résultats, des produits intermédiaires, des produits finaux

Rapports d’analyse

Rapports sur les coûts

Rapports sur le circuit de l’information et la communication 

Fiche d’auto-évaluation des COP
Gestionnaire de Programmes
  • Donne des orientations aux RPROG 
    et au Service en charge du Contrôle de Gestion 
  • Valide les outils du Service 
    en charge du Contrôle de Gestion : tableaux de bord
  • Communique directement avec 
    le Service en charge du Contrôle 
    de Gestion
  • Échange périodiquement sur ses données d’exécution du Programme avec le service en charge du Contrôle de Gestion
  • Consulte les données des tableaux de bord
  • Initie et participe aux réunions 
    du Comité de Pilotage du dialogue 
    de gestion

Calendrier périodique des réunions

Tableaux de bord
Responsable de Programme (RPROG)
  • Communique directement avec 
    le Service en charge du Contrôle 
    de Gestion
  • Transfert périodiquement ses données d’exécution du Programme au Service en charge du Contrôle de Gestion
  • Alimente les tableaux de bord
  • Consulte les données des tableaux de bord
  • Participe aux réunions du Comité 
    de Pilotage du dialogue de gestion
  • Suit la mise en œuvre des recommandations

Tableaux de bord

Fiche d’auto-évaluation des COP
Responsable du Budget Opérationnel de Programme (RBOP)
  • Communique directement avec 
    le Service en charge du Contrôle 
    de Gestion
  • Transfert périodiquement ses données d’exécution du Programme au Service en charge du Contrôle de Gestion
  • Alimente les tableaux de bord
  • Consulte les données des tableaux de bord
  • Participe aux réunions du Comité 
    de Pilotage du dialogue de gestion 
  • Suit la mise en œuvre des recommandations

Tableaux de bord

Plan d’action

Fiche d’auto-évaluation des COP
Responsable d’Unité Opérationnelle (RUO)
  • Communique directement avec le service en charge du Contrôle de Gestion
  • Transfert périodiquement ses données d’exécution du Programme au Service en charge du Contrôle de Gestion
  • Alimente les tableaux de bord
  • Consulte les données des tableaux de bord 
  • Participe, en cas de besoin, aux réunions du Comité de Pilotage du dialogue de gestion 
  • Suit la mise en œuvre des recommandations

Tableaux de bord

Plan d’action

Fiche d’auto-évaluation des COP
Servie en charge de l’Audit Interne
  • Consulte les tableaux de bord
  • Contribue à l’amélioration des indicateurs de suivi
  • Participe au suivi des objectifs 
    et des résultats
  • Participe au Comité de Pilotage 
    du dialogue de gestion
  • Réalise les audits de performance
  • Échange avec le service en charge 
    du Contrôle de Gestion

Tableau de bord

Comptes rendus

Plan annuel d’audit
Service en charge des Systèmes d’Information Accompagne le Service en charge du Contrôle de Gestion pour la mise en œuvre et l’amélioration des outils de gestion Applications spécifiques
DSAF
  • Consulte les tableaux de bord
  • Contribue à l’amélioration des indicateurs de suivi
  • Participe au suivi des objectifs 
    et des résultats
  • Participe au Comité de Pilotage 
    du dialogue de gestion

Tableaux de bord

Comptes rendus

Fiche d’auto-évaluation des COP