Soumis par reza le Sep 06

Section VI : Supervision d’une mission d’appréciation directe

2.141.    L’ISSAI 140 principe clé de l’ISQC 1 énonce la supervision d’une mission d’appréciation directe.

2.142.    L’ISC établit des politiques et procédures destinées à promouvoir une culture interne qui reconnaît la qualité en tant qu’élément essentiel de la réalisation de tous ses travaux. Ces politiques et procédures doivent être énoncées par la direction de l’ISC, qui conserve la responsabilité globale du système de contrôle qualité. 

2.143.    À chaque ÉTAPE de l’audit, les travaux doivent être supervisés de façon appropriée.

2.144.    La supervision doit garantir la réalisation des objectifs de l’audit et maintenir la qualité des travaux. Elle doit être assurée par des chefs de mission, des vérificateurs expérimentés et des Présidents de chambre. Elle peut également se faire dans un cadre collégial comme les chambres.

2.145.    La supervision du travail doit chercher à garantir que :

  • les objectifs de l’audit sont atteints ;
  • les compétences nécessaires à l’exécution de l’audit sont connues de l’équipe, acquises sur demande ou obtenues par le recrutement d’experts ;
  • les membres de l’équipe ont une compréhension claire et cohérente du projet d’audit ;
  • les constatations et les conclusions de l’audit reposent sur des informations fiables et des éléments probants valides, cohérents, pertinents et suffisants ;
  • l’audit est exécuté conformément à des normes ;
  • le projet d’audit est mené à bonne fin ;
  • les ressources nécessaires à l’exécution de l’audit sont disponibles (services techniques, équipements et moyens de transport, par exemple).

2.146.    La supervision doit être formelle, c’est-à-dire qu’elle doit être faite par écrit surtout pour tous les points jugés importants. L’écrit a une valeur probante dans la mesure où il établit la réalité du travail de supervision. Il indique avec exactitude, l’appréciation que le superviseur fait du travail de ses collaborateurs et les annotations qu’il a formulées.

2.147.    Une note de supervision doit être :

  • bien rédigée ;
  • claire, lisible ;
  • concise ;
  • pertinente ;
  • facile à comprendre ;
  • assortie des commentaires et de suggestions visant à améliorer la qualité du travail de l’équipe de l’audit.

2.148.    Les observations du superviseur doivent être portées lisiblement sur les feuilles de travail ou encore sur une liste de contrôle dont un modèle figure en annexe.

Annexe n°12 : Liste de contrôle des feuilles de travail et annexe n°13 : Liste de contrôle pour l’exécution. 

2.149.    Le superviseur doit s’assurer que les feuilles de travail préparées par les auditeurs contiennent :

  • tous les faits importants et pertinents ;
  • la source de tous les faits ;
  • la nature et l’étendue des procédés de contrôle, le moment où ils sont appliqués et le nom de l’auditeur qui les a appliqués ;
  • les conclusions du contrôle et les éléments sur lesquels elles sont fondées. 

2.150.    Le superviseur doit également s’assurer que les feuilles de travail sont lisibles, propres et bien structurées.

2.151.    La supervision peut aussi se faire sous forme de réunions avec les membres de l’équipe de l’audit. En cas de difficultés, elle doit s’étendre aux responsables de l’entité vérifiée pour les aplanir et faciliter la contradiction.

2.152.    Quelle que soit la méthode utilisée, la supervision aboutit à l’approbation, la correction ou le rejet des travaux supervisés.

A.    RÔLE DU PRéSIDENT DE CHAMBRE/SECTION

2.153.    Le rôle du Président de chambre est essentiel pour assurer la réalisation des objectifs d’audit et maintenir la qualité du travail, quelle que soit la compétence individuelle des auditeurs. Il est à noter qu’en matière d’audit, il est en général plus important d’instaurer une atmosphère de travail empreinte de confiance mutuelle et de responsabilité et de soutenir les équipes d’audit dans les efforts qu’elles déploient pour atteindre un bon niveau de qualité dans leur travail que de les superviser au sens traditionnel du terme.

2.154.    Dans la mise en œuvre de l’assurance qualité, le Président de chambre est un acteur important car intervenant à différents niveaux.

A.1.    À l’ÉTAPE de la programmation

2.155.    Il doit veiller à obtenir une bonne compréhension de l’entité à contrôler et de l’environnement dans lequel elle évolue, prendre en compte les travaux réalisés précédemment, évaluer les risques liés à la mission et s’assurer de la disponibilité des ressources humaines.

A.2.    À l’ÉTAPE de la planification de la mission

2.156.    Il doit répartir les travaux entre les auditeurs de la chambre en fonction de critères préalablement définis (compétence, expérience, difficultés liées à la mission, nature de la mission, etc.). Le rôle du Président de chambre est de guider et examiner l’audit sous l’angle technique. La fourniture de lignes directrices est une activité dynamique qui comprend la discussion avec l’équipe du bien-fondé de la conception du travail, du projet d’audit, des conclusions, et la mise à disposition de ressources en vue de l’exécution de l’audit ;

A.3.    À l’ÉTAPE de l’exécution

2.157.    Le Président de chambre s’assure de la qualité des travaux effectués en veillant sur l’application des méthodes ou normes de vérification adoptées par la Cour. Il doit veiller de façon particulière à la prompte expédition des affaires soumises à la chambre ;

A.4.    À l’ÉTAPE du rapport

2.158.    Le Président de chambre doit veiller à la qualité du travail, notamment la formulation de ses observations sur le rapport produit. De plus, les réunions de chambre qu’il préside constituent des occasions pour débattre des questions liées à la qualité des travaux effectués et s’assurer que les observations formulées sont fondées et prises en compte par le rapporteur. 

B.    RÔLE DU CHEF DE MISSION (RAPPORTEUR)

2.159.    En qualité de gestionnaire de la mission d’audit, le chef de mission joue un rôle critique en assurant la qualité de la planification, de la conduite et de l’établissement du rapport d’audit. Il a plusieurs fonctions, lesquelles sont présentées ci-dessous.

B.1.    Discussions avec l’équipe d’audit

2.160.    Il appartient au chef de mission de favoriser les discussions avec l’équipe d’audit afin de définir l’étendue du travail, les stratégies méthodologiques et les procédures et techniques à utiliser. La sélection d’objectifs, de problèmes et de questions d’audit détermine dans une large mesure la qualité du travail.

B.2.    Réunions régulières avec l’équipe

2.161.    Le chef de mission doit aussi organiser des réunions régulières avec l’équipe pour discuter des problèmes rencontrés pendant la mise au point des activités et des ajustements devant être apportés aux documents de travail produits, rendre compte au superviseur de la progression du travail et discuter de la manière dont les problèmes et difficultés rencontrés seront traités, examiner l’ensemble des documents recueillis au cours de l’audit, notamment les contributions au rapport des membres de l’équipe d’audit et préparer la version finale du rapport. 

2.162.    En outre, le chef de mission doit veiller à ce que :

  • les objectifs d’audit soient définis, compte tenu des données disponibles sur la performance de l’entité auditée ;
  • des critères adéquats soient définis pour évaluer les questions d’audit devant faire l’objet d’une enquête ;
  • les membres de l’équipe aient enquêté et recueilli des informations sur les aspects clés de l’entité auditée, et qu’ils les aient compris ;
  • les objectifs de l’audit soient clairs pour les membres de l’équipe d’audit et l’entité auditée ;
  • une bonne atmosphère de travail soit maintenue entre les membres de l’équipe d’audit et entre le personnel et l’entité auditée ;
  • l’utilisation des différentes techniques soit conforme aux diligences requises par les documents techniques correspondant en matière d’audit ;
  • les documents de travail sont bien renseignés ;
  • les délais soient respectés et, si nécessaire, qu’une modification du calendrier soit proposée au superviseur ;
  • les membres de l’équipe assument la responsabilité de l’exécution des tâches en accord avec leurs connaissances et leurs compétences ; 
  • le projet d’audit contienne toutes les informations nécessaires à l’appréciation de la proposition de travaux.

C.    DOCUMENTATION DES TRAVAUX 

2.163.    Les ISSAI 400/48, 4000/89 à 95 traitent de la documentation des travaux.

2.164.    La documentation de la vérification consiste à constituer progressivement, tout au long de la vérification, des documents suffisants, clairs, cohérents et ordonnés pour atteindre les objectifs de la mission. 

2.165.     L’auditeur doit préparer une documentation d’audit suffisamment détaillée pour fournir une compréhension claire du travail réalisé, des preuves obtenues et des conclusions auxquelles le travail a abouti. L’auditeur doit préparer la documentation d’audit en temps opportun, la mettre à jour tout au long de l’audit, et compléter la documentation des preuves étayant les constatations d’audit avant que le rapport d’audit ne soit émis. 

2.166.    La documentation d’audit au sein de la Cour est constituée de trois types de dossiers qui ont pour but de permettre respectivement une disponibilité des informations du champ de compétence de la Cour, une exécution efficace des travaux de l’audit ainsi que leur supervision pour une plus grande qualité.

2.167.    Ainsi, la documentation d’audit au sein de la Cour comprend :

  • le dossier permanent ;
  • le dossier de travail ;
  • le dossier de supervision.

C.1.    Dossier permanent

2.168.    Le dossier permanent regroupe l’ensemble des informations à caractère permanent relatives à une entité (établissements publics, collectivités locales, administrations, postes comptables, projets, programmes, etc.) relevant du champ de compétence de la Cour. 

2.169.    Le dossier permanent doit être constitué sous forme physique et électronique.

2.170.    Sous sa forme physique, il est constitué d’un ensemble de documents de format A4 relié dans un classeur, numérotés et indexés suivant les règles relatives à la codification des documents de la Cour des comptes. Il est inséré entre les différentes parties et sous parties du dossier permanent des séparateurs de manière à faciliter leur consultation. La page de garde du classeur du dossier permanent, outre l’inscription « dossier permanent » et le code associé au dossier, doit indiquer clairement le titre de l’entité, ainsi que la date de sa constitution. 

2.171.    Sous sa forme électronique, le dossier permanent est constitué de l’ensemble des fichiers relatifs aux données à caractère permanent de l’entité. 

2.172.    Lorsqu’il n’existe pas de dossier permanent à la programmation ou au démarrage d’une mission, un vérificateur désigné à cet effet procède à la constitution des éléments du dossier permanent en rapport avec les services du greffe et de la documentation.

2.173.    Lorsqu’un Rapporteur constate que certaines informations contenues dans ledit dossier sont devenues caduques, il en informe le Greffier qui procède à leur mise à jour dans les meilleurs délais. 

2.174.    Le Greffier en chef et/ou le chef du service chargé de la documentation mettent à la disposition du Rapporteur ou de l’assistant de l’audit, sur leur demande, le dossier permanent. Dans ce cas, il établit une fiche de sortie. La fiche de sortie doit être signée par le demandeur et la remise se fait après inventaire contradictoire des éléments du dossier permanent. 

2.175.    Le détenteur doit veiller à l’intégrité des éléments contenus dans le dossier qui lui est remis.

2.176.    Lorsque le dossier permanent est retourné au Greffier en chef ou au chef du service chargé de la documentation, ce dernier en délivre récépissé. 

2.177.    Le dossier permanent d’une entité est structuré en sous-dossiers ainsi qu’il suit :

  • cadre institutionnel et organisationnel ;
  • personnel ;
  • finances - comptabilité - fiscalité ;
  • contrôle ;
  • autres documents.

C.1.1.    Cadre institutionnel et organisationnel

  • Actes législatifs et/ou réglementaires relatifs à la création de l’entité ;
  • Textes portant sur la réglementation financière applicable à l’entité ;
  • Statuts et actes notariés concernant le capital social ;
  • Contrats de performance (documents consignant les objectifs assignés à l’entité) ;
  • Conventions ;
  • Actes de nomination des directeurs généraux et des administrateurs ;
  • Actes de nomination des agents comptables particuliers ;
  • Procès-verbaux d’assemblée générale ;
  • Procès-verbaux de conseil d’administration ;
  • Organigramme ;
  • Règlement intérieur ;
  • Manuel de procédures ;
  • Notes de services portant désignation des chefs de services ;
  • Rapports d’activités ;
  • Divers.

C.1.2. Personnel

  • Législation du travail ;
  • Statut particulier ou spécial applicable au personnel de l’entité ;
  • Procès-verbaux de passation de service ;
  • Conventions collectives ou accords d’établissement ;
  • Grilles salariales ;
  • Conventions particulières (accords de départs collectifs) ;
  • Rapports sociaux annuels ;
  • Contrats et bulletins de salaires des principaux dirigeants ;
  • Procès-verbaux de visites et d’enquêtes de l’inspection du travail et de la sécurité sociale ;
  • Liste du personnel ;
  • Bilans sociaux annuels ;
  • Plans sociaux ;
  • Divers.

C.1.3.    Finances - comptabilité - budget - fiscalité

  • Nomenclature comptable, budgétaire et analytique ;
  • Plans de comptes ;
  • États financiers (bilan, compte de résultat, états annexés) ;
  • Procès-verbaux d’inventaires physiques des immobilisations ;
  • Budgets et plan d’affaires ;
  • Comptes administratifs ;
  • Comptes de gestion ;
  • Livres journaux ;
  • Rapports d’exécution budgétaire ;
  • Liasses fiscales ;
  • Notification des redressements fiscaux ;
  • Conventions de financement ;
  • Plans de passation et liste des marchés ;
  • Comptes bancaires ;
  • Divers.

C.1.4.    Contrôle

  • Rapports d’audit externe sur les dix dernières années (Cour des comptes, Inspection Générale d’État, Inspection Générale des Finances, etc.) ;
  • Rapports d’audit interne sur les trois dernières années (auditeurs internes, etc.) ;
  • Rapport des commissaires aux comptes ;
  • Contrôles fiscaux.

C.1.5.    Divers

  •     Autres documents. 

C.2.    Dossier de travail

2.178.    Le dossier de travail, également appelé dossier de l’audit ou dossier courant, est constitué de l’ensemble des documents qui servent à la vérification, à travers ses différentes phases. 

2.179.    Il comprend :

  • toutes les informations actuelles et pertinentes relatives à l’entité et dont l’utilisation est limitée à la vérification des exercices considérés ;
  • toutes les feuilles de travail élaborées à toutes les phases du processus de l’audit.

2.180.    Le dossier de travail comprend un ou plusieurs classeurs ou autres moyens d’archivage contenant la documentation relative à la mission de l’audit. 

2.181.    Il peut se présenter sous une forme physique et électronique. 

2.182.    Sous son format électronique, le dossier de travail comprend les éléments suivants :

  • tous les documents confectionnés par l’équipe de l’audit (feuilles de travail, guides et comptes rendus d’entretien, rapports et documents préparatoires aux rapports, etc.) ;
  • les éléments probants disponibles sous forme de fichiers électroniques ; 
  • les courriers électroniques importants. 

2.183.    Les éléments du dossier électronique sont référencés dans le dossier papier et stockés sur support informatique joint au dossier papier.

2.184.    Au cours de la mission, l’équipe d’audit, sous la responsabilité du chef de mission, Rapporteur, est tenue de créer et conserver le dossier de travail. 

2.185.    Au plus tard deux à trois mois après l’adoption du rapport définitif, le rapporteur, chef de mission, met le dossier de travail finalisé à la disposition du Greffier de chambre. Ce dernier le conserve pour une durée d’un an avant sa transmission au service des archives et de la documentation. 

2.186.    L’équipe d’audit doit consigner dans ses dossiers de travail toutes les informations relatives :

  • à la planification de l’audit ;
  • à la nature, au calendrier et à l’étendue des procédures de l’audit utilisées ;
  • au résultat de ces procédures (éléments probants collectés) ;
  • aux conclusions auxquelles l’équipe de l’audit est parvenue à partir des éléments probants collectés ;
  • à la synthèse des constatations et recommandations.

2.187.    Le dossier de travail est composé des différents « sous-dossiers » ci-après qui déterminent sa structure générale :

  • un sous-dossier de planification ; 
  • un sous-dossier d’exécution ;
  • un sous-dossier de rapport ;
  • un sous-dossier de correspondance.

C.2.1.     Sous-dossier de planification

2.188.    Le sous-dossier de planification comprend :

  • tous les renseignements utiles permettant de bien connaître l’entité et qui ne figurent pas déjà dans le dossier permanent ;
  • les guides et comptes rendus d’entretiens ; 
  • les comptes rendus de visites des lieux ;
  • les feuilles de travail résumant les rapports internes ou des autres corps de contrôle ;
  • les feuilles de travail résumant les articles de presse ;
  • la feuille de travail sur les travaux de la revue analytique ;
  • la feuille de travail faisant la synthèse de l’organisation de l’entité, ses ressources, ses dépenses et ses orientations générales ;
  • la feuille de travail synthétisant l’analyse du contrôle interne ;
  • la feuille de travail synthétisant la détermination du seuil d’importance relative ;
  • le questionnaire d’évaluation des risques ; 
  • la feuille de travail synthétisant l’analyse des risques ;
  • le plan de mission  ;
  • la grille logique ;
  • le tableau des instructions détaillées.

C.2.2.    Sous-dossier d’exécution

2.189.    Le sous-dossier d’exécution comprend par cycle de l’audit ou par domaine de contrôle :

  • les feuilles relatives à l’exécution du programme de l’audit ;
  • les feuilles de travail synthétisant les observations et les recommandations faites ;
  • les comptes rendus des réunions avec les responsables de l’entité auditée ;
  • les guides et comptes rendus d’entretien ;
  • les éléments probants (pièces justificatives déclassées ou tout autre élément de preuve).

C.2.3.    Sous-dossier de rapport

Le sous-dossier de rapport comprend :

  • la synthèse des observations et des recommandations faites ;
  • les rapports de l’audit (provisoire et définitif) ;
  • les réponses de l’entité vérifiée au rapport provisoire ;
  • les conclusions du Procureur Général ;
  • le tableau de synthèse des réponses ;
  • le document d’approbation des rapports (délibérés des chambres).

C.2.4.    Sous-dossier de correspondance

2.190.    Encore appelé dossier courrier ou dossier chronologique, le sous-dossier de correspondance regroupe, d’une part, l’ensemble des correspondances (lettres, notes, etc.) adressées à l’entité ou à des tiers et, d’autre part, celles reçues de ces derniers.

2.191.    Il comprend :

  • la lettre de lancement de la mission ;
  • les demandes d’informations (ou de renseignements ou d’explications) écrites ;
  • les lettres de notification de rapport ;
  • les réponses des interpellés.

C.2.5.    Assurance qualité des dossiers de travail

2.192.    L’équipe de l’audit doit tenir des dossiers de travail constitués de documents qu’elle a préparés ou obtenus et que la Cour est tenue de conserver. La tenue de ces dossiers a pour objectifs de faciliter la planification, la réalisation et la supervision des travaux de l’audit et de consigner les éléments probants obtenus.

2.193.    L’équipe d’audit doit consigner dans ses dossiers de travail toutes les informations relatives :

  • à la planification de la vérification ;
  • à la nature, au calendrier et à l’étendue des procédures de l’audit utilisées ;
  • au résultat de ces procédures (éléments probants collectés) ;
  • aux avis professionnels importants réunis et aux conclusions tirées ;
  • aux raisonnements sur toutes les questions importantes nécessitant l’exercice d’un jugement et aux conclusions qui en découlent ;
  • aux conclusions auxquelles l’équipe de l’audit est parvenue à partir des éléments probants collectés ;
  • à la synthèse des constatations et recommandations.

2.194.    L’équipe d’audit doit rassembler dans les dossiers de l’audit suffisamment de documents ayant valeur probante.

2.195.    Les dossiers de travail doivent être suffisamment complets et détaillés pour permettre une compréhension globale de la vérification. 

2.196.    Afin de garantir la qualité de la documentation de l’audit, les principes suivants doivent être appliqués :

  • la documentation doit être préparée en temps opportun ;
  • les feuilles de travail doivent faire clairement mention de l’objectif poursuivi, de la procédure de l’audit menée, des éléments probants collectés et des conclusions tirées ;
  • la même information ou analyse ne doit être décrite qu’une seule fois. Un renvoi doit être effectué au document qui l’a déjà mentionnée ;
  • à la lecture des feuilles de travail, il doit être possible à un autre vérificateur de reprendre le travail effectué ;
  • les documents inclus dans le dossier doivent faire mention de leur provenance et être référencés et reportés dans l’index ;
  • les entretiens menés avec les responsables de l’entité contrôlée, avec un tiers ou un expert doivent faire l’objet d’un compte rendu ; 
  • les feuilles de travail et de synthèse doivent être finalisées à la date où le projet de rapport a été validé par la Cour ;
  • le dossier de travail complet doit être finalisé dans les meilleurs délais après la publication du rapport définitif.

2.197.    Les dossiers de travail doivent être conçus et structurés pour chaque vérification selon le modèle standard retenu par la Cour.

2.198.    L’auditeur doit adopter des procédures appropriées afin de préserver le caractère confidentiel des documents de travail et de les garder en lieu sûr.

2.199.    Afin de garantir la confidentialité et la sécurité des dossiers de travail, les principes suivants doivent être appliqués :

  • aucune feuille de travail ou de synthèse, aucun document ou ordinateur portable ne doit être laissé sans surveillance ;
  • les documents de travail doivent être conservés dans un local sécurisé de la Cour ;
  • l’accès aux ordinateurs doit être protégé par un mot de passe ;
  • les dispositions relatives au stockage et au cryptage des documents électroniques doivent être réglées dans une directive ad hoc.

C.3.    Dossier de supervision

1.200.    Le dossier de supervision est un dossier regroupant tous les éléments et informations nécessaires au suivi régulier d’une mission de l’audit, des recommandations et suites des rapports de la Cour.

1.201.    Le dossier de supervision permet de :

  • s’assurer du bon déroulement de la mission de l’audit conformément aux objectifs ; 
  • s’assurer de l’exécution de la vérification de manière économique, efficiente, efficace, éthique et ordonnée ; 
  • garantir le respect des normes et méthodologies de contrôle adoptées par la Cour ;
  • identifier et documenter les besoins de formation des équipes de l’audit ;
  • préparer les travaux de planification et de révision.

C.3.1.    Forme 

1.202.    Le dossier de supervision peut se présenter sous une forme physique et électronique. 

C.3.2.    Procédure de création et de conservation du dossier de travail

1.203.    Le dossier de supervision est tenu par le Président de chambre ou le chef de section pour les missions se rattachant à leur chambre ou leur section. 

1.204.    Au plus tard trois mois après l’adoption du rapport définitif, le superviseur (Président de chambre ou chef de section) met le dossier de supervision à la disposition du Greffier de chambre. Ce dernier le conserve pour une durée d’un an avant sa transmission au service des archives et de la documentation. 

C.3.3.    Contenu

1.205.    Le dossier de supervision est composé de sous-dossiers comprenant :

  • les correspondances ;
  • le suivi technique ;
  • le suivi administratif ;
  • les suites du contrôle.

1.206.    Le contenu des différents sous-dossiers ainsi que les modèles de documents qui y sont contenus sont répertoriés en annexe.

Annexes :

  • n°10 : Liste des contrôles pour la planification des vérifications ;
  • n°12 : Liste de contrôle des feuilles de travail ;
  • n°13 : Liste de contrôle pour l’exécution ;
  • n°15 : Liste de contrôle pour la présentation du rapport ;
  • n°17 : Feuille de travail sur le plan d’action de suivi des recommandations.

C.3.4.    Correspondances

1.207.    Selon les ISSAI 400/48 et 4000/89, le sous-dossier correspondances comprend :

  • le lancement de mission ;
  • les lettres de transmission et de convocation.

C.3.5.    Suivi technique 

1.208.    Le sous-dossier suivi technique et administratif comprend :

  • le plan de mission ;
  • les feuilles de travail révisées ;
  • les notes de revues (travaux en cours, points en suspens) ;
  • les points pour contrôles ultérieurs ;
  • les points pour sanctions (référés et déférés) ;
  • les notes de réunions ;
  • les listes de contrôles des travaux de planification, de contrôle et d’élaboration du rapport.

C.3.6.    Suivi administratif 

1.209.    Le suivi administratif comprend :

  • les notes techniques ;
  • les incidents de contrôle ;
  • les tableaux de bords de suivi des délais des missions ; 
  • le suivi des moyens matériels.

C.3.7.    Suites du contrôle

1.210.    Le sous-dossier suites du contrôle comprend :

  • l’insertion au rapport public annuel ;
  • le rapport provisoire et le rapport définitif ;
  • le déféré en Chambre de Discipline financière ;
  • le référé au Garde des Sceaux, Ministre de la Justice ;
  • le référé à l’autorité administrative ;
  • le référé à l’autorité disciplinaire ;
  • le suivi des recommandations.

B.4.    Codification des dossiers

1.211.    Les dossiers et les documents doivent faire l’objet d’une codification uniforme et accessible grâce à un système alphanumérique. 

1.212.    Le principe de cette codification est le suivant :

  • les deux premiers caractères (lettres) : indique le type de dossier : exemple : DP pour dossier permanent ; DT pour dossier de travail ; DS pour dossier de supervision ;
  • le troisième caractère est une lettre correspondant au sous-dossier. Pour le dossier permanent, le troisième caractère correspond au chiffre 1 (contrôle non juridictionnel) et au chiffre 2 pour le contrôle juridictionnel ;
  • le quatrième caractère : un chiffre représentant le numéro d’ordre du document.

1.213.    Pour le dossier permanent, ce numéro d’ordre est constitué par le cinquième élément.

1.214.    Les documents à l’intérieur des rubriques des sous-dossiers sont classés dans un ordre logique.

1.215.    Pour chaque contrôle, l’index de classement des documents doit être apposé sur le dossier correspondant.

Outil à utiliser 11 : Tableau de codification des composantes de la documentation (annexe n°18 : Tableau de codification des composantes de la documentation).