2.1.3. Mécanismes de planification des évaluations
01 Préparation et cadrage du Plan d’évaluation
Objectif spécifique visé
Faciliter une meilleure optimisation du Plan d’évaluation et l’appropriation du processus de son élaboration par l’ensemble des parties prenantes, notamment les Départements de la Commission
Période de référence
Chaque six (6) ans, sur une période de deux programmations pluriannuelles des dépenses
Livrables clés
Note du Président de la Commission (PCOM) aux Commissaires, relative à la planification des évaluations
Supports annexes à la note du Président (Note de cadrage et fiche de recueil des besoins prioritaires des Départements en évaluation des interventions).
| N° | Sous-étapes clés | Supports et outils d’appui clés (inputs) |
Acteurs responsables | Acteurs clés associés |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Élaboration de la Note de cadrage pour la planification des évaluations et supports d’appui annexes | Canevas de la fiche de recueil des besoins prioritaires en évaluation des interventions (Cf. canevas en annexe 8) |
Service en charge des évaluations | Cabinet du PCOM Président de la Commission |
| 2 | Transmission de la Note de cadrage aux Départements | Système de gestion électronique des données (ELISE) | Cabinet du Président de la Commission (Président de la Commission ou le Directeur de Cabinet du Président de la Commission) | Service en charge des évaluations (SCE) |
02 Définition du portefeuille prioritaire d’évaluation au sein des Départements
Objectif spécifique visé
Assurer l’identification et la prise en compte des besoins prioritaires des Départements de la Commission dans le Plan d’évaluation
Période de référence
- Période programmée dans le Projet Annuel de Performances (pour le premier Plan d’évaluation)
- Au cours de la période d’avril à mai de la dernière année d’échéance du Plan d’évaluation (pour les autres Plans d’évaluation ultérieurs)
Livrables clés
- Note de transmission de la fiche de recueil des besoins prioritaires en évaluation (renseignée)
- Fiche de recueil des besoins prioritaires en évaluation des interventions, en version renseignée
| N° | Sous-étapes clés | Supports et outils d’appui clés (inputs) | Acteurs responsables | Acteurs clés associés |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Proposition de la liste des évaluations jugées prioritaires |
|
Responsables de Programmes | Service en charge de l’Évaluation (écoute et conseil) |
| 2 | Examen, arbitrage et validation de la liste des évaluations | Cabinet du Département (DC et/ou Commissaire) | Conseiller Technique | |
| 3 | Renseignement de la fiche de recueil des besoins prioritaires en évaluation au sein du département | Cabinet du Département (DC et/ou Commissaire) | Service en charge de l’Évaluation (conseil ou assistance technique) | |
| 4 | Transmission de la fiche de planification des évaluations à la Présidence de la Commission | Note de transmission (ELISE) | Commissaire | Cabinet du Département |
03 Élaboration du projet de Plan d’Évaluation des Interventions
Objectif spécifique visé
Assurer la consolidation, la budgétisation et la préparation des bases pour l’arbitrage, la validation et la finalisation du Plan d’Évaluation des Interventions (PEI)
Période de référence
Au cours de la période de mai à juin de la dernière année de l’échéance du Plan d’Évaluation pour les autres Plans d’évaluation ultérieurs
Livrables clés
- Projet de Plan d’Évaluation des Interventions
- Note de transmission du projet de Plan d’évaluation aux Départements de la Commission
| N° | Sous-étapes clés | Supports et outils d’appui clés (inputs) | Acteurs responsables | Acteurs clés associés |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Élaboration de l’avant-projet du Plan d’évaluation | Fiche de recueil des besoins prioritaires en évaluation (versions renseignées) Canevas d’élaboration du Plan d’Évaluation des Interventions (Cf. annexe 9) |
Service en charge de l’Évaluation au sein de la Commission | Départements de la Commission |
| 2 | Examen et validation interne de l’avant-projet du Plan d’évaluation | Note de transmission du Plan d’évaluation par le Service en charge de l’Évaluation | Directeur de Cabinet du Président | Service en charge de l’Évaluation au sein de la Commission |
| 3 | Finalisation du projet de Plan d’évaluation | Contributions et instructions du Cabinet du PCOM | Service en charge de l’Évaluation | Cabinet du PCOM |
| 4 | Transmission du projet de Plan d’évaluation aux Départements de la Commission | Note du PCOM relative à la transmission de la version du Plan d’Évaluation des interventions | Président de la Commission | Service en charge de l’Évaluation au sein de la Commission |
04 Validation technique du Plan d’Évaluation par les Départements
Objectif spécifique visé
Améliorer la qualité finale du Plan d’Évaluation des Interventions et en assurer l’appropriation par les Départements de la Commission, à travers un atelier technique de validation
Période de référence
- Avant le démarrage de la période de programmation budgétaire
- Au cours de la période de juin à juillet de la dernière année de l’échéance du Plan d’Évaluation des Interventions (pour les autres Plans ultérieurs)
Livrables clés
- Projet de Plan d’Évaluation des Interventions, en version validée par les Départements (et autres parties prenantes)
- Rapport de l’atelier de validation du projet de Plan d’évaluation (annexe)
| N° | Sous-étapes clés | Supports et outils d’appui clés (inputs) | Acteurs responsables | Acteurs clés associés |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Préparation technique de l’atelier de validation du Plan d’évaluation |
|
Service en charge de l’Évaluation au sein de la Commission |
|
| 2 | Préparation logistique de l’atelier (budget, dispositions pratiques) |
|
Service en charge de l’Évaluation au sein de la Commission | Cellule de Gestion Administrative et Financière de la Présidence de la Commission (CGAF/PCOM) |
| 3 | Tenue de l’atelier |
|
Service en charge de l’Évaluation au sein de la Commission |
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05 Examen et adoption du Plan d’Évaluation des Interventions par la Commission
Objectif spécifique visé
Assurer une légitimité juridique au Plan d’Évaluation des Interventions et son portage politique en tant que support d’aide à la gouvernance et au pilotage stratégique des interventions au sein de la Commission
Période de référence
Au cours de la période de juin à août de l’année d’élaboration du Plan (en vue d’assurer de meilleures bases pour l’intégration de la première programmation triennale du Plan d’Évaluation dans la programmation pluriannuelle de l’année suivante)
Livrables clés
- Plan d’Évaluation des Interventions (PEI 1 : période de 2022-2025)
- Décision de la Commission, portant adoption du Plan d’Évaluation des Interventions
- Compte rendu de la réunion de la Commission
| N° | Sous-étapes clés | Supports et outils d’appui clés (inputs) | Acteurs responsables | Acteurs clés associés |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Examen et validation du projet de Plan d’Évaluation par les Directeurs de Cabinet |
|
Cabinet du Président de la Commission (PCOM) |
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| 2 | Revue et amélioration du projet de Plan d’Évaluation des Interventions | Compte rendu de la réunion des Directeurs de Cabinet | Service en charge de l'Évaluation |
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| 3 | Examen et validation du projet de Plan d’Évaluation des Interventions par la Commission |
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Collège des Commissaires |
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| 4 | Finalisation et signature de la Décision portant adoption du PEI | Compte rendu de la réunion de la Commission | Président de la Commission |
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Le tableau 3 suivant résume, pour l’ensemble des étapes du processus de planification des évaluations, les principaux livrables et les acteurs responsables :
Tableau 3 : Synthèse des étapes du processus de planification des évaluations
Pour chacune des étapes du processus de planification des évaluations, le tableau 4 suivant propose des conseils pratiques clés, pour améliorer la qualité globale du processus et les acteurs visés :
Tableau 4 : Conseils clés pour la planification des évaluations
