2.2.3. Mécanismes de programmation des évaluations selon chaque étape
01 Élaboration des projets de termes de référence des évaluations programmées
Objectif spécifique visé
Faciliter les bases d’une meilleure programmation triennale de chacune des évaluations inscrites au Plan d’évaluation et la définition des modalités générales pour la mise en œuvre opérationnelle des évaluations programmées (Termes de Référence, calendrier indicatif, etc.)
Période de référence
Novembre année N-1 à février année N (année en cours)
Livrables clés
Projets de Termes de Référence des évaluations prévues au titre de l’année N
| N° | Sous-étapes clés | Supports et outils d’appui clés (inputs) |
Acteurs responsables | Acteurs clés associés |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Appel à projets de Termes de Référence des évaluations planifiées sur la période triennale | Plan d’Évaluation des Interventions Note du Directeur de Cabinet du Président DC-PC aux Directeurs de Cabinet des Départements Canevas-type des Termes de Référence pour les évaluations (Cf. annexe 10) |
Cabinet du Président de la Commission (Directeur de Cabinet du Président de la Commission) | Service en charge de l’Évaluation |
| 2 | Élaboration des projets de Termes de Référence des évaluations programmées sur la période triennale |
|
Cabinet du Département commanditaire de l’évaluation | Cabinet du DC-PC Service en charge de l’Évaluation |
| 3 | Transmission des projets de Termes de Référence des évaluations à la Présidence de la Commission | Note de transmission des projets de Termes de Référence des évaluations à programmer | Cabinet du Département commanditaire de l’évaluation | Cabinet du DC-PC Service en charge de l’Évaluation |
02 Élaboration du projet de Portefeuille Triennal des Évaluations (PTE)
Objectif spécifique visé
Définir le portefeuille des évaluations à réaliser au cours de la période triennale visée et les modalités générales techniques et financières de leur mise en œuvre, sur la base du Plan d’évaluation adopté
Période de référence
Période de mars à juillet de l’année en cours
Livrables clés
Projet du Portefeuille Triennal des Évaluations (PTE)
| N° | Sous-étapes clés | Supports et outils d’appui clés (inputs) |
Acteurs responsables | Acteurs clés associés |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Élaboration du projet de PTE | Canevas indicatif du projet de PTE (Cf. annexe 11) |
Service en charge de l’Évaluation | Cabinet du PCOM |
| 2 | Transmission du projet de PTE aux Départements | Note DC-PC | Directeur de Cabinet du PCOM | Service en charge de l’Évaluation |
| 3 | Revue et validation du projet de PTE au sein des Départements | Projet de Portefeuille Triennal des Évaluations Projets de termes de référence |
Cabinet du Département | Service en charge de l’Évaluation |
| 4 | Transmission de la version validée du projet de PTE | Note du Directeur de Cabinet Département | Directeur de Cabinet Département | Cabinet du PCOM Service en charge de l’Évaluation |
| 5 | Finalisation du projet de PTE | Note Directeur de Cabinet Département | Service en charge de l’Évaluation | Cabinet du Département |
03 Examen et validation du projet de Portefeuille Triennal des Évaluations
Objectif spécifique visé
Améliorer la qualité globale du projet de Portefeuille Triennal des Évaluations et les modalités générales de sa mise en œuvre
Période de référence
Période de février à juillet de l’année en cours
Livrables clés
Version provisoire améliorée du Portefeuille Triennal des Évaluations
| N° | Sous-étapes clés | Supports et outils d’appui clés (inputs) |
Acteurs responsables | Acteurs clés associés |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Examen et validation du projet de PTE par la Conférence Budgétaire | Projet de Budget PTE | Conférence Budgétaire | Service en charge de l’Évaluation Cabinet du PCOM |
| 2 | Examen et validation du projet de PTE par le Comité Budgétaire | Projet de Budget PTE | Comité Budgétaire | Service en charge de l’Évaluation Cabinet du PCOM |
| 3 | Revue et finalisation du projet de PTE | Compte rendu des travaux de la Conférence Budgétaire et du Comité Budgétaire | Service en charge de l’Évaluation | Cabinet du PCOM |
04 Examen et adoption du Portefeuille Triennal des Évaluations par la Commission
Objectif spécifique visé
Examiner et adopter le Portefeuille Triennal des Évaluations au cours de la réunion de la Commission destinée à l’adoption du projet de budget de l’Union
Période de référence
Mois de novembre de l’année en cours
Livrables clés
Version finale adoptée du Portefeuille Triennal des Évaluations (PTE)
Note de transmission du Portefeuille Triennal des Évaluations par le DC-PC
| N° | Sous-étapes clés | Supports et outils d’appui clés (inputs) |
Acteurs responsables | Acteurs clés associés |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Examen et validation du projet de PTE par la Commission | Projet de Budget du PTE | Collège des Commissaires | Cabinet du PCOM Secrétariat Général de la Présidence Service responsable du SCAD Service en charge de l’Évaluation |
| 2 | Revue et finalisation du PTE | Compte rendu de la réunion d’examen du projet de budget | Service en charge de l’Évaluation | Cabinet du PCOM Service responsable du SCAD |