3.2.2. Mécanismes de mise en œuvre des évaluations  selon les étapes

01 Préparation administrative de l’évaluation

Objectif spécifique visé

Mobiliser l’expertise technique nécessaire tant pour la conduite de l’évaluation (Consultants ou ressources internes) que pour le pilotage et le suivi du processus de l’évaluation (Comité de Pilotage de l'Évaluation)

Approche générale de mise en œuvre

1. Recrutement du Consultant (Cabinet ou Consultant individuel) sur la base des Termes de Référence de l’évaluation et des procédures en vigueur ou des procédures spécifiques (consultations restreintes via un Registre de Consultants Évaluateurs à mettre en place*) 
2. Ou mobilisation de l’expertise technique interne et mise en place de l’équipe d’évaluation, par Note de Service du Directeur de Cabinet du Président de la Commission (par délégation du Président de la Commission)

Principaux outils et supports d’appui

• Termes de Référence de l’évaluation
• Registre des Consultants en Évaluation
• Canevas ou modèle type de contrat de prestations en matière d’évaluation (Cf. modèle type de la DACM) 
• Modèle type de la Note de Service du Directeur de Cabinet du Président de la Commission portant création, organisation, attributions et modalités de fonctionnement du Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) (Cf. annexe 12)
• Note de Service du Directeur de Cabinet du Président de la Commission portant mise en place, organisation, attributions et modalités de fonctionnement de l’équipe d’Évaluation Interne Indépendante (EI)

Acteurs responsables

• Département commanditaire de l’évaluation (à travers le Service directement porteur ou bénéficiaire de l’évaluation)
• Direction des Acquisitions et de la Comptabilité des Matières (DACM/DSAF), pour les processus d’acquisition dont les seuils sont supérieurs à ceux des compétences déléguées

Parties prenantes clés

• Structure en charge des évaluations au sein de la Commission (veille de la qualité des expertises mobilisées)
• Cabinet du Président de la Commission
• Secrétariat Général de la Présidence

Période de référence

Période de janvier à fin mars de l’année budgétaire en cours 

Produits ou livrables

• Contrats de prestations d’évaluation et supports annexes (pour les cas évaluations externes)
• Note de Service du Directeur de Cabinet du Président de la Commission portant mise en place, organisation, attributions et modalités de fonctionnement de l’équipe d’Évaluation Interne Indépendante (EI)
• Note de Service du Directeur de Cabinet du Président de la Commission portant création, organisation, attributions et modalités de fonctionnement du Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) 

02 Préparation technique de l’évaluation

Objectif spécifique visé

Valider la méthodologie, les approches et outils de l’évaluation ainsi que les modalités opératoires pour la conduite et le déroulement de la phase de collecte des données (préparation administrative et logistique, calendrier, etc.) 

Approche générale de mise en œuvre

1. Réunion introductive de briefing ou de prise de contact entre évaluateurs et parties prenantes internes (Département commanditaire, Service en charge des Évaluations au sein de la Commission, Services internes)
2. Réunion introductive ou de prise de contact avec les autres parties prenantes clés de l’intervention (PTF et autres pour les cas d’évaluations conjointes, par exemple)
3. Réunions du Comité de Pilotage de l'Évaluation pour le démarrage de l’évaluation, à travers un minimum de deux sessions :
   • Session 1 : Examen et validation du processus évaluatif proposé et des méthodologies et approches de l’évaluation
   • Session 2 : Examen et validation des outils et calendriers pour la conduite opérationnelle de l’évaluation (questionnaires d’enquête, guides d’entretien, matrices d’évaluation, etc.)

Nota : Le COPILE peut se réunir au-delà de deux sessions si nécessaire.

Principaux outils et supports d’appui

• Termes de Référence de l’évaluation
• Contrat de prestations (pour les évaluations externes) ou décision du Président de la Commission pour les évaluations internes indépendantes
• Décision du Président de la Commission régissant le Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) 
• Canevas type des comptes rendus de réunions du COPILE (Cf. annexe 13)
• Canevas indicatif du Rapport de démarrage de l’évaluation (Cf. annexe 14)

Acteurs responsables

Service en charge des Évaluations au sein de la Commission

Parties prenantes clés

• Département commanditaire (Service porteur de l’évaluation)
• Cabinet du Président de la Commission
• Secrétariat Général de la Présidence
• Département des Services Administratifs et Financiers (DB, DTC, DCF)

Période de référence

Cf. calendrier de l’évaluation  

Produits ou livrables

• Rapport de démarrage de l’évaluation et supports annexes, en versions finales
• Supports annexes au Rapport de démarrage de l’évaluation, en versions finales (matrice d’évaluation, outils de collecte des données, calendrier actualisé de l’évaluation, etc.)

Remarque : La phase de préparation technique (ou phase de démarrage) de l’évaluation est une étape cruciale pour la conduite de l’évaluation en général et du processus évaluatif en particulier. 

Elle vise, en définitive, à assurer une préparation minutieuse du processus évaluatif, que l’on peut décliner en sept (7) étapes résumées dans la figure 6 suivante :

Figure 6 : Sous-étapes clés du processus évaluatif au sein de la Commission

Les six (6) premières sous-étapes sont résumées dans la matrice d’évaluation, qui est l’outil de référence pour le pilotage technique du processus évaluatif.

Le tableau 5 suivant résume les objectifs spécifiques, les livrables clés et les acteurs responsables pour les étapes de démarrage de la mission d’évaluation : 

Tableau 5 : Objectifs, livrables clés et acteurs responsables pour les réunions de démarrage de l’évaluation

04 Examen, validation et approbation du rapport d’évaluation

Objectif spécifique visé

Améliorer la qualité finale du rapport d’évaluation et à définir les bases de son acceptation finale par le Commanditaire (ou Président de la Commission ou DC-PC par délégation, ou Commissaire par délégation) 

Approche générale de mise en œuvre

1. Examen et validation interne du rapport provisoire par le Comité de Pilotage de l'Évaluation (Cf. outils de référence pour les réunions du COPILE) 
2. Finalisation du rapport provisoire par le Consultant ou l’équipe de mission 
3. Validation du rapport provisoire par l’ensemble des parties prenantes, à travers un atelier de validation dont la préparation technique est assurée à travers les activités clés suivantes :
   • le recueil des amendements et contributions des États et autres parties prenantes au rapport provisoire 
   • la synthèse par les évaluateurs, des amendements et contributions formulés en amont par les parties prenantes visées pour l’atelier 
   • l’élaboration et la validation des Termes de Référence et programme de l’atelier
   • la préparation du kit de supports techniques d’animation de l’atelier (supports de présentation, supports d’appui aux travaux de groupe, etc.)
4. Finalisation du rapport par le Consultant ou l’équipe d’évaluation interne
5. Validation technique du rapport final par le Comité de Pilotage de l'Évaluation
6. Approbation du rapport final par le Département commanditaire

Ces six (6) sous-étapes peuvent être déclinées en trois principales séquences, comme suit :

1 Séquence 1 : Examen et validation interne du rapport provisoire par le Comité de Pilotage de l'Évaluation (Cf. outils de référence pour les réunions du COPILE) ;

2 3 4 Séquence 2 : Restitution et validation du rapport d’évaluation ;

5 6 Séquence 3 : Validation finale et approbation du rapport d’évaluation.

Le mécanisme de mise en œuvre de chacune de ces trois séquences est décliné comme suit :

Séquence 1 : Examen et validation interne du rapport par le Comité de Pilotage de l'Évaluation (Cf. approches et outils pour les réunions du COPILE)

Séquence 2 : Restitution et validation du rapport d’évaluation 
2 3 4

Principaux outils et supports d’appui

• Termes de Référence de l’atelier de validation
• Projets d’Ordre du Jour et de Programme indicatifs de l’atelier de restitution et de validation du rapport provisoire de l’évaluation avec les parties prenantes (Cf. annexe 16)
• Rapport provisoire de l’évaluation 
• Canevas de la fiche de recueil des amendements et contributions des États et autres parties prenantes au rapport provisoire (Cf. annexe 17)
• Synthèse des amendements et contributions formulés par les parties prenantes sur le rapport provisoire (à produire par les évaluateurs au cours de la phase de préparation technique de l’atelier et à intégrer dans le kit de supports de travail de l’atelier)
• Canevas indicatif du rapport de synthèse des travaux de l’atelier de validation du rapport provisoire de l’évaluation (Cf. annexe 18)

Acteurs responsables

• Consultant, Maître d’œuvre de l’évaluation
• Équipe de mission de la Commission (cas d’Évaluation Interne Indépendante)

Parties prenantes clés

• Service porteur de l’évaluation au sein du Département commanditaire
• Département commanditaire
• États membres (administrations nationales et points focaux)
• Maîtres d’Ouvrage Délégué ou Agences d’exécution
• Autres acteurs nationaux sources de collecte de données 

Période de référence

Période programmée dans le rapport de démarrage de l’évaluation (Cf. calendrier de l’évaluation) 

Produits ou livrables

• Rapport de synthèse des travaux de l’atelier de validation
• Rapport final de l’évaluation et supports annexes
• Note de synthèse du rapport final de l’évaluation

Séquence 3 : Validation finale et approbation du rapport d’évaluation 
5 6

Principaux outils et supports d’appui

• Canevas de la fiche de validation technique du rapport final de l’évaluation par le COPILE (Cf. annexe 19), structuré en deux volets :
  • Canevas de la fiche de synthèse de l’évaluation technique du rapport final de l’évaluation (annexe 19a) 
  • Grille indicative annexe de référence pour l’évaluation de la qualité globale des rapports d’évaluation (annexe 19b)
• Canevas indicatif de la Note d’approbation du rapport final de l’évaluation par le Commanditaire (Cf. Canevas NARE en annexe 20)

Acteurs responsables

• Consultant, Maître d’œuvre de l’évaluation
• Équipe de mission de la Commission (cas d’Évaluation Interne Indépendante)

Parties prenantes clés

• Service porteur de l’évaluation au sein du Département commanditaire
• Département commanditaire
• États membres (administrations nationales et points focaux)
• Maîtres d’Ouvrage Délégué ou Agences d’exécution
• Autres acteurs nationaux sources de collecte de données 

Période de référence

Période programmée dans le rapport de démarrage de l’évaluation (Cf. calendrier de l’évaluation) 

Produits ou livrables

• Fiche de validation technique du rapport final de l’évaluation par le Comité de Pilotage de l'Évaluation (dûment établie et signée)
• Note d’approbation du rapport final de l’évaluation par le Commanditaire (version signée)