Soumis par reza le Jan 22

3.4. Contrats d’Objectifs et de Performance (COP) des acteurs

Le Contrat d’Objectifs et de Performance (COP) a été institué dans le but de promouvoir et de vulgariser la culture de résultats au sein des Départements. Le contrat d’objectifs s’intègre au dialogue de gestion qui s’instaure entre les acteurs de la gestion des Programmes et s’inscrit dans une démarche participative et de responsabilisation.

Le COP est un document contractuel qui fixe les stratégies et modalités de mise en œuvre du Programme ou de l’action confié à un acteur. Les acteurs concernés ici sont le Gestionnaire de Programme, les RPROG, les RBOP, les Responsables d’Unités Opérationnelles, …

Le COP du RPROG est élaboré, signé et mis en œuvre sous la supervision du Gestionnaire de Programme. Celui du RBOP l’est sous la supervision du RPROG, celui du Responsable d’Unités Opérationnelles est élaboré, signé et mis en œuvre sous la supervision du RBOP.

Dans le cadre du dialogue de gestion qui est institué et développé autour de l’élaboration et de la mise en œuvre des Projets Annuels de Performance (PAP), le COP s’inscrit dans une dynamique de programmation triennale glissante. Les COP sont des documents pluriannuels qui seront annuellement révisés sur la base des Autorisations d’Engagement (AE) et des Crédits de Paiement (CP) afin de mieux prendre en compte les résultats attendus des PAP de chaque exercice budgétaire.

Par ailleurs, les objectifs généraux et spécifiques doivent être en lien direct avec les objectifs de performance de la mission du ou des Programmes du Département. Ainsi, tout objectif et tout indicateur présents dans un Projet Annuel de Performance doivent être intégralement repris dans le Contrat d’Objectifs de Performance de l’acteur concerné.

Encadré n°8 : Canevas du Contrat d’Objectifs de Performance (COP)

Table des matières
Sigles et abréviations
Préambule
Le préambule :

  • expose le contexte de mise en œuvre du COP ;
  • présente les Programmes constitutifs du DPPD & du PAP du Département ;
  • rappelle les missions assignées au Département ;
  • énumère les politiques communes mises en œuvre par le Département ;
  • précise le Responsable de Programme concerné par le COP ;
  • énonce la structure du COP de l’opérateur.  

1.    Généralités
C’est l’article 1 du COP. Il rappelle :

  • le contexte d’élaboration du COP ;
  • les dispositions prises pour sa mise en œuvre, notamment la délégation d’une partie des pouvoirs du Président de 
    la Commission au Gestionnaire de Programme qui est le Chef du Département.

2.    Objectifs du Programme
Les objectifs du Programme font l’objet du deuxième article. 
Il rappelle les objectifs tels que définis dans le DPPD & le PAP du Département.

3.    Résultats immédiats attendus en n+1 et cibles annuelles des indicateurs de performance sur la période triennale du DPPD
Ce point est l’objet de l’article 3. Il présente dans un tableau la liste des résultats immédiats incluant les produits, les extrants ou livrables attendus du PAP.

4.    Engagements des parties au contrat
Les engagements des contractants portent sur les engagements du Gestionnaire de Programme et du RPROG.

Les engagements du Gestionnaire de Programme ont trait :

  • à la mise à disposition du RPROG de toutes les ressources nécessaires à l’atteinte des résultats prévus dans le PAP ;
  • à la levée de toutes sortes de contraintes et à l’atténuation des risques ;
  • à la subdélégation de certaines fonctions au RPROG ;
  • à la mise à disposition des Autorisations d’Engagement et de Crédits de Paiement ;
  • aux actions de renforcement de capacités à mettre en œuvre pour le succès de la mise en œuvre du COP.

Pour le RPROG, les engagements portent sur :

  • l’élaboration et l’exécution de la stratégie de mise en œuvre du Programme ;
  • l’élaboration du PAP et du RAP ;
  • la mise en œuvre de son PAP ;
  • la gestion optimale des ressources mises à sa disposition ;
  • l’organisation des revues trimestrielles avec les RBOP ;
  • la production et la circulation de l’information nécessaire ;
  • la participation au DPPD & au PAP du Département ;
  • la mobilisation des acteurs de son Programme dans le cadre du dialogue de gestion.

5.    Modalités de définition et de validation des résultats immédiats et des cibles annuelles des indicateurs de performance et leur modification

Ce cinquième article précise que :

  • les résultats immédiats ou produits sont retenus de commun accord entre les parties ;
  • ces résultats immédiats seront révisés avec la variation des ressources budgétaires mises à disposition.

6.    Déclinaison des responsabilités et systématisation des contrats C’est l’objet du sixième article du COP. Il rappelle que :

  • le RPROG est chargé de l’application du contrat ;
  • le RPROG doit élaborer et signer, dans le cadre de dialogue de gestion un COP, avec les RBOP ou Responsables de Projets ou d’activités ressortant de son Programme.

7.    Suivi et évaluation du COP

C’est le septième article qui stipule que :

  • le RPROG doit décliner les résultats immédiats dans les COP des RBOP ou Responsables de Projets de son Programme ;
  • les résultats immédiats sont la base de son évaluation annuelle ;
  • le RPROG doit produire des rapports techniques et financiers périodiques : trimestriels, semestriels, annuels dix (10) jours après la fin de chaque période ;
  • le COP fera l’objet d’une évaluation à la fin du contrat.

8.    Transmission du COP au Président de la Commission

L’article 8 indique qu’une copie du COP est adressée au Président. 

9.    Durée du COP

Le neuvième article précise la durée du contrat qui est d’un (1) an renouvelable avec indication de la date de début et de fin. Il indique également les conditions dans lesquelles le COP peut être révisé.

Signataires :
Le RPROG                         Le Gestionnaire de Programmes

10      Annexes au COP

Le dixième et dernier article présente les annexes.

  • Annexe 1 : Indicateurs clés avec leurs cibles annuelles (résultats intermédiaires attendus au titre du PAP et du DPPD)
  • Annexe 2 : Contribution des résultats immédiats à la réalisation des actions clés de la feuille de route
  • Annexe 3 : Autorisations d’Engagement (AE) et des Crédits de Paiement (CP) mis à la disposition du RPROG
  • Annexe 4 : Tableau de répartition des Ressources Humaines du Programme par catégorie et profil
  • Annexe 5 : Décision N°… portant nomination des RPROG
  • Annexe 6 : Décision N°… portant délégation de pouvoirs du Président de la Commission au Commissaire
  • Annexe 7 : Note de subdélégation de pouvoirs du Commissaire, Gestionnaire de Programme, au RPROG
  • Annexe 8 : Canevas des rapports techniques et financiers trimestriels, semestriels et annuels
  • Annexe 9 : PAP de l’année n+1 et DPPD année n+1-n+3 (annexe séparée)