4.2.2. Mécanismes de rétroaction des évaluations au sein de la Commission
01 Mécanisme pour l’élaboration de la Note de synthèse du rapport de l'évaluation
Objectif spécifique visé
Faciliter, auprès des parties prenantes clés ou acteurs de rétroaction, la restitution et la diffusion du rapport, notamment des résultats, des conclusions et recommandations ainsi que des leçons apprises
Approche générale de mise en œuvre
- Élaboration du projet de Note de synthèse du rapport par l’entité du Service en charge de l’Évaluation
- Relecture et validation interne de la Note de synthèse du rapport au sein du Service en charge de l’Évaluation
- Finalisation de la Note de synthèse du rapport
Principaux outils et supports d’appui
- Rapport d’évaluation
- Rapport final de l’atelier de validation du rapport d’évaluation
Acteurs responsables
Service en charge de l’Évaluation
Parties prenantes clés
- Membres du Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE)
- Service porteur de l’évaluation au sein du Département commanditaire
- Points focaux d’évaluation au sein de la Commission
Période de référence
Au plus tard au terme des trois (3) mois suivant la Note d’approbation du rapport d’évaluation
Produits ou livrables
Note de synthèse du rapport d’évaluation
02 Mécanisme pour la communication, l'édition et la diffusion de la synthèse de l’évaluation
Objectif spécifique visé
Rendre compte des principaux résultats, conclusions, leçons apprises et recommandations aux parties prenantes clés et en faciliter une meilleure appropriation par elles
Approche générale de mise en œuvre
- Transmission de la Note de synthèse du rapport d’évaluation au Président de la Commission, par note au PCOM à l’initiative du Service en charge de l’Évaluation
- Convocation de la réunion du Comité d’évaluation par le Président de la Commission
- Examen, validation et approbation de la Note de synthèse et recommandations prioritaires de l’évaluation par le Comité d’Évaluation (dans son agenda de réunions annuelles)
- Revue et finalisation de la Note de synthèse du rapport d’évaluation par le Service en charge de l’Évaluation
- Relecture de la Note de synthèse du rapport d’évaluation par un Comité ad hoc de relecture
- Finalisation de la Note de synthèse du rapport d’évaluation par le Service en charge de l’Évaluation
- Édition et diffusion de la Note de synthèse du rapport, par le Service en charge de la Communication et de concert avec celui en charge de l’Évaluation, au sein des parties prenantes
NOTA : Plusieurs Notes de synthèse de rapports d’évaluation peuvent être éditées dans une Collection ou Série dédiée
Principaux outils et supports d’appui
- Note de synthèse du rapport d’évaluation
- Support de présentation Powerpoint de la Note de synthèse du rapport d’évaluation
Acteurs responsables
Service en charge de l’Évaluation
Parties prenantes clés
- Direction en charge de la Communication
- Secrétariat Général de la Présidence
- Cabinet du Président de la Commission
- Service en charge du Secrétariat de la Commission (pour la Commission)
- Secrétariat Général de la Commission
- Autres Organes de l’Union intéressés, à travers des communications ciblées au cours de leurs sessions ou réunions
- ordinaires (CC, CJ, CCR, CIP, CTDS, CCT)
- Agences de communication (éditions)
Période de référence
Au cours des réunions de la Commission et des Sessions ordinaires des Organes
Produits ou livrables
- Relevé des recommandations du rapport d’évaluation adoptées par le Comité d’évaluation (à mettre en place par décision de la Commission)
- Relevé des instructions, des décisions et recommandations formulées par le Comité d’évaluation
- Relevé des instructions et recommandations formulées par la Commission et les autres Organes de l’Union parties prenantes de la rétroaction
03 Mécanisme pour le suivi de la mise en œuvre des recommandations majeures retenues
Objectif spécifique visé
Rendre compte des progrès réalisés dans les mécanismes de mise en œuvre effective des recommandations adoptées, des écarts (positifs ou négatifs) enregistrés et des mesures envisagées pour en améliorer les performances
Période de référence
- Au terme de chaque semestre, à travers des Notes semestrielles de suivi des recommandations et tableaux de bord annexes
- Au terme de chaque année, à travers un rapport annuel de suivi des recommandations et un tableau de bord annexe
Acteurs responsables
- Service en charge de l’Évaluation (SCE), pour le suivi opérationnel
- Comité d’évaluation
Parties prenantes clés
- Secrétariat Général de la Présidence
- Cabinet du Président de la Commission
- Service en charge du Secrétariat de la Commission (pour la Commission)
- Secrétariat Général ou Exécutif des autres Organes de l’Union concernés (CC, CJ, CCR, CIP, CTDS, CCT)
Produits ou livrables
- Notes semestrielles de suivi des recommandations et états semestriels annexes
- Rapport annuel de suivi des recommandations et un tableau de bord annexe
- Tableaux de bord annexes de suivi des recommandations
Tableaux de bord annexes de suivi des recommandations | Outils ou supports d’appui | Acteurs responsables |
---|---|---|
Élaboration de l’état semestriel de suivi de mise en œuvre des recommandations adoptées, sur la base des situations semestrielles de base établies par les entités responsables ou porteuses de recommandations (Départements, PTF et autres acteurs) | Canevas ou modèle type de l’état semestriel de suivi de mise en œuvre des recommandations adoptées (Cf. annexe 23) |
Service en charge de l’Évaluation |
Élaboration de la Note de synthèse semestrielle de l’état de mise en œuvre des recommandations | Canevas ou modèle type de la Note de synthèse semestrielle de l’état de mise en œuvre des recommandations (Cf. annexe 24) |
Service en charge de l’Évaluation |
Élaboration du rapport annuel de suivi de mise en œuvre des recommandations des évaluations et tableaux de bord annexes, sur la base des deux Notes semestrielles et états annexes élaborés | Notes semestrielles de suivi des recommandations États annexes semestriels de suivi des recommandations |
Service en charge de l’Évaluation |
Validation de la Note de synthèse de l’état de mise en œuvre des recommandations par le Comité d’appui au management des évaluations (si ce Comité est mis en place) |
|
Comité d’évaluation (au cours de ses réunions ordinaires) |
Finalisation et transmission de la Note de synthèse de l’état de mise en œuvre des recommandations au Président de la Commission | Compte rendu de la réunion du Comité d’évaluation Note de transmission et supports annexes |
Service en charge de l’Évaluation |
04 Mécanisme pour la capitalisation des leçons et enseignements tirés de l’évaluation
Objectif spécifique visé
« Capitaliser, c’est transformer le savoir en connaissance partageable » (Graugnard et al., 2006). Il s’agit du chemin critique « de passage de l’expérience vers la connaissance partageable » (IDEV-BAD, 2016)24. Au-delà de cette conception historique philanthropique, capitaliser, c’est également « transformer la connaissance tacite en connaissance implicite : un processus itératif et mobilisable à partir de l’expérience réelle, visant à produire une plus-value des savoir-faire » (Villeval et al., 2004)25.
Pour la Commission, la capitalisation est « un processus individuel, collectif ou institutionnel qui consiste à valoriser les leçons et acquis issus du cycle de l’intervention ou expérience, à travers la production et la mise en œuvre de nouvelles connaissances, en vue d’accroître les résultats des interventions, voire le positionnement et la notoriété des Organes de l’Union » (C-UEMOA, DSE, Note conceptuelle KM, 2021)26 .
L’objectif de la capitalisation est de permettre « une utilisation plus efficace des ressources en évitant le renouvellement des erreurs ou en permettant de tirer les bénéfices, tant des réussites que des échecs » (S. Robert, 2005).
Approche générale de mise en œuvre
Tout processus de capitalisation se décline en général en cinq (5) étapes (Ibid., 2005) :
- Étape 1 : repérer l’expérience ou pratique à capitaliser, à travers le choix et la caractérisation des expériences ou pratiques candidates
- Étape 2 : confronter l’expérience ou pratique, à travers son analyse critique collective, en équipe (pertinence, plus-value, réplicabilité, etc.)
- Étape 3 : valoriser l’expérience ou pratique retenue, à travers sa transformation en savoir utilisable
- Étape 4 : diffuser les nouvelles connaissances, c’est-à-dire les rendre accessibles aux différentes parties et aux tiers à travers des canaux et formats adaptés à chaque type de public cible
- Étape 5 : utiliser les nouvelles connaissances, c’est-à-dire, les transformer en pratiques dans le cycle de l’intervention ou dans d’autres interventions
NOTA : La démarche, les approches et les outils pour la capitalisation seront décrits dans un manuel de référence spécifique, qui sera élaboré par la Structure chargée des évaluations au sein de la Commission (actuelle DSE), à travers la Division en charge de la capitalisation (actuelle DSEP), avec la participation active de toutes les unités et compétences internes concernées (notamment gestion des connaissances et veille)
Principaux outils et supports d’appui
- Rapport d’évaluation
- Note de synthèse du rapport d’évaluation
- Manuel de référence et canevas de supports annexes pour la capitalisation au sein de la Commission
Acteurs responsables
Service en charge de la Stratégie et de l’Évaluation, notamment l’entité en charge de la Stratégie des Études et de la Prospective (actuelle DSEP), de concert avec l’entité en charge de l’Évaluation
Parties prenantes clés
- Département et services responsables de l’intervention évaluée
- Secrétariat Général et Cabinet de la Présidence
- Cabinet Consultant (évaluations externes)
- Équipe de mission d’évaluation (évaluations internes indépendantes)
- Autres parties prenantes jugées clés
Période de référence
Au terme de la première étape du processus de rétroaction, c’est-à-dire après la finalisation de la Note de synthèse du rapport d’évaluation
Produits ou livrables
Rapport de capitalisation de l’évaluation
La figure 8 suivante présente les étapes du processus de capitalisation en rapport avec celui de gestion de cycles de programmes ou projets :
Figure 8 : Étapes clés du processus de capitalisation des évaluations
24 Graugnard, G., Quiblier V., (2006), Formations et notes de synthèse, CIEDEL, France.
25 Villeval Philippe & Lavigne Delville Philippe, Capitalisation d’expérience....expériences de capitalisation, Traverses N°15, Groupe Initiatives, 2004, 46 p.
26 Note conceptuelle pour la mise en place et l’opérationnalisation des fonctions « gestion des connaissances »
et « capitalisation » au sein de la Commission de l’UEMOA, DSE, DSEP, juin 2021.