4.2.2. Mécanismes de rétroaction des évaluations  au sein de la Commission

01 Mécanisme pour l’élaboration de la Note de synthèse du rapport de l'évaluation 

Objectif spécifique visé

Faciliter, auprès des parties prenantes clés ou acteurs de rétroaction, la restitution et la diffusion du rapport, notamment des résultats, des conclusions et recommandations ainsi que des leçons apprises

Approche générale de mise en œuvre

• Élaboration du projet de Note de synthèse du rapport par l’entité du Service en charge de l’Évaluation 
• Relecture et validation interne de la Note de synthèse du rapport au sein du Service en charge de l’Évaluation
• Finalisation de la Note de synthèse du rapport

Principaux outils et supports d’appui

• Rapport d’évaluation
• Rapport final de l’atelier de validation du rapport d’évaluation

Acteurs responsables

Service en charge de l’Évaluation

Parties prenantes clés

• Membres du Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE)
• Service porteur de l’évaluation au sein du Département commanditaire
• Points focaux d’évaluation au sein de la Commission

Période de référence

Au plus tard au terme des trois (3) mois suivant la Note d’approbation du rapport d’évaluation 

Produits ou livrables

Note de synthèse du rapport d’évaluation

02 Mécanisme pour la communication, l'édition et la diffusion de la synthèse de l’évaluation  

Objectif spécifique visé

Rendre compte des principaux résultats, conclusions, leçons apprises et recommandations aux parties prenantes clés et en faciliter une meilleure appropriation par elles 

Approche générale de mise en œuvre

• Transmission de la Note de synthèse du rapport d’évaluation au Président de la Commission, par note au PCOM à l’initiative du Service en charge de l’Évaluation
• Convocation de la réunion du Comité d’évaluation par le Président de la Commission
• Examen, validation et approbation de la Note de synthèse et recommandations prioritaires de l’évaluation par le Comité d’Évaluation (dans son agenda de réunions annuelles) 
• Revue et finalisation de la Note de synthèse du rapport d’évaluation par le Service en charge de l’Évaluation
• Relecture de la Note de synthèse du rapport d’évaluation par un Comité ad hoc de relecture
• Finalisation de la Note de synthèse du rapport d’évaluation par le Service en charge de l’Évaluation
• Édition et diffusion de la Note de synthèse du rapport, par le Service en charge de la Communication et de concert avec celui en charge de l’Évaluation, au sein des parties prenantes

NOTA : Plusieurs Notes de synthèse de rapports d’évaluation peuvent être éditées dans une Collection ou Série dédiée

Principaux outils et supports d’appui

• Note de synthèse du rapport d’évaluation
• Support de présentation Powerpoint de la Note de synthèse du rapport d’évaluation

Acteurs responsables

Service en charge de l’Évaluation

Parties prenantes clés

• Direction en charge de la Communication
• Secrétariat Général de la Présidence
• Cabinet du Président de la Commission
• Service en charge du Secrétariat de la Commission (pour la Commission)
• Secrétariat Général de la Commission 
• Autres Organes de l’Union intéressés, à travers des communications ciblées au cours de leurs sessions ou réunions 
• ordinaires (CC, CJ, CCR, CIP, CTDS, CCT)
• Agences de communication (éditions)

Période de référence

Au cours des réunions de la Commission et des Sessions ordinaires des Organes 

Produits ou livrables

• Relevé des recommandations du rapport d’évaluation adoptées par le Comité d’évaluation (à mettre en place par décision de la Commission)
• Relevé des instructions, des décisions et recommandations formulées par le Comité d’évaluation
• Relevé des instructions et recommandations formulées par la Commission et les autres Organes de l’Union parties prenantes de la rétroaction

03 Mécanisme pour le suivi de la mise en œuvre des recommandations majeures retenues  

Objectif spécifique visé

Rendre compte des progrès réalisés dans les mécanismes de mise en œuvre effective des recommandations adoptées, des écarts (positifs ou négatifs) enregistrés et des mesures envisagées pour en améliorer les performances

Période de référence

• Au terme de chaque semestre, à travers des Notes semestrielles de suivi des recommandations et tableaux de bord annexes
• Au terme de chaque année, à travers un rapport annuel de suivi des recommandations et un tableau de bord annexe 

Acteurs responsables

• Service en charge de l’Évaluation (SCE), pour le suivi opérationnel
• Comité d’évaluation

Parties prenantes clés

• Secrétariat Général de la Présidence
• Cabinet du Président de la Commission
• Service en charge du Secrétariat de la Commission (pour la Commission)
• Secrétariat Général ou Exécutif des autres Organes de l’Union concernés (CC, CJ, CCR, CIP, CTDS, CCT)

Produits ou livrables

• Notes semestrielles de suivi des recommandations et états semestriels annexes
• Rapport annuel de suivi des recommandations et un tableau de bord annexe
• Tableaux de bord annexes de suivi des recommandations

04 Mécanisme pour la capitalisation des leçons et enseignements tirés de l’évaluation

Objectif spécifique visé

« Capitaliser, c’est transformer le savoir en connaissance partageable » (Graugnard et al., 2006). Il s’agit du chemin critique « de passage de l’expérience vers la connaissance partageable » (IDEV-BAD, 2016)²⁴. Au-delà de cette conception historique philanthropique, capitaliser, c’est également « transformer la connaissance tacite en connaissance implicite : un processus itératif et mobilisable à partir de l’expérience réelle, visant à produire une plus-value des savoir-faire » (Villeval et al., 2004)²⁵.

Pour la Commission, la capitalisation est « un processus individuel, collectif ou institutionnel qui consiste à valoriser les leçons et acquis issus du cycle de l’intervention ou expérience, à travers la production et la mise en œuvre de nouvelles connaissances, en vue d’accroître les résultats des interventions, voire le positionnement et la notoriété des Organes de l’Union » (C-UEMOA, DSE, Note conceptuelle KM, 2021)²⁶ .

L’objectif de la capitalisation est de permettre « une utilisation plus efficace des ressources en évitant le renouvellement des erreurs ou en permettant de tirer les bénéfices, tant des réussites que des échecs » (S. Robert, 2005).

Approche générale de mise en œuvre

Tout processus de capitalisation se décline en général en cinq (5) étapes (Ibid., 2005) :

• Étape 1 : repérer l’expérience ou pratique à capitaliser, à travers le choix et la caractérisation des expériences ou pratiques candidates
• Étape 2 : confronter l’expérience ou pratique, à travers son analyse critique collective, en équipe (pertinence, plus-value, réplicabilité, etc.) 
• Étape 3 : valoriser l’expérience ou pratique retenue, à travers sa transformation en savoir utilisable
• Étape 4 : diffuser les nouvelles connaissances, c’est-à-dire les rendre accessibles aux différentes parties et aux tiers à travers des canaux et formats adaptés à chaque type de public cible
• Étape 5 : utiliser les nouvelles connaissances, c’est-à-dire, les transformer en pratiques dans le cycle de l’intervention ou dans d’autres interventions

NOTA : La démarche, les approches et les outils pour la capitalisation seront décrits dans un manuel de référence spécifique, qui sera élaboré par la Structure chargée des évaluations au sein de la Commission (actuelle DSE), à travers la Division en charge de la capitalisation (actuelle DSEP), avec la participation active de toutes les unités et compétences internes concernées (notamment gestion des connaissances et veille) 

Principaux outils et supports d’appui

• Rapport d’évaluation
• Note de synthèse du rapport d’évaluation
• Manuel de référence et canevas de supports annexes pour la capitalisation au sein de la Commission 

Acteurs responsables

Service en charge de la Stratégie et de l’Évaluation, notamment l’entité en charge de la Stratégie des Études et de la Prospective (actuelle DSEP), de concert avec l’entité en charge de l’Évaluation 

Parties prenantes clés

• Département et services responsables de l’intervention évaluée 
• Secrétariat Général et Cabinet de la Présidence
• Cabinet Consultant (évaluations externes)
• Équipe de mission d’évaluation (évaluations internes indépendantes)
• Autres parties prenantes jugées clés

Période de référence

Au terme de la première étape du processus de rétroaction, c’est-à-dire après la finalisation de la Note de synthèse du rapport d’évaluation 

Produits ou livrables

Rapport de capitalisation de l’évaluation

La figure 8 suivante présente les étapes du processus de capitalisation en rapport avec celui de gestion de cycles de programmes ou projets : 
Figure 8 : Étapes clés du processus de capitalisation des évaluations