ANNEXE 1 :
PROCÉDURE I : COLLECTE ET TRAITEMENT DES DOCUMENTS D’ARCHIVES
Objet : Cette procédure décrit les opérations de collecte et de traitement des documents d’archives : versement, tri, élimination, analyse, cotation, classement, conservation.
A. Liste des activités
B- Description des activités
1. Identification des documents à verser
Les documents produits ou reçus par les Organes de l’Union constituent son patrimoine archivistique.
Ces archives sont localisées dans les bureaux du personnel (archives de premier âge dont l’organisation et la gestion sont confiées aux services opérationnels) ou dans les salles de pré-archivage (archives de deuxième âge confiées aux archivistes, documentalistes ou correspondants archives). Les Organes de l’Union disposent également d’archives centrales (archives de troisième âge).
La sélection des documents à verser peut se faire sur initiative des groupes détenteurs ou à la demande du service responsable de la gestion des archives.
2. Remplissage du bordereau de versement
Le service versant recense sur le bordereau de versement, la description des dossiers à verser, en renseignant les rubriques suivantes : intitulés de dossiers, date ou dates extrêmes et observations ou consignes relatives aux dossiers.
Le bordereau doit en même temps porter le nom de l’agent désigné par le service versant ainsi que la date du versement. Le bordereau de versement doit être établi en trois (3) exemplaires dont un (1) original et deux (2) copies.
3. Vérification de la liste
Le service responsable de la gestion des archives s’assure, en présence du service versant, que les pièces enregistrées sont physiquement présentes. En effet, il faut éviter que des dossiers non versés ne fassent un jour I’objet d’une demande de consultation.
4. Signature du bordereau de versement
Une fois que les deux parties s’accordent sur la conformité de la liste, elles apposent leurs signatures sur le bordereau de versement.
La copie originale du bordereau signé est conservée au niveau du service responsable de la gestion des archives. Le service versant conserve une copie et l’autre copie accompagne les boîtes d’archives.
Un modèle de bordereau de versement figure en annexe 1 à la présente procédure.
5. Tranfert des dossiers
Après la signature du bordereau de versement, le service responsable des archives procède au transfert des dossiers dans les salles d’archives pour leur traitement. À ce stade, les dossiers confidentiels ou très sensibles peuvent être scellés et cachetés avant leur transfert au service d’archives. Ce transfert est ensuite consigné dans un registre portant les informations suivantes : numéro et date du transfert, provenance, volume des dossiers.
6.Tri et élimination des dossiers
Le service responsable de la gestion des archives procède au tri des documents transférés par le service versant pour ne garder que ceux qui doivent l’être selon le tableau de gestion et éliminer les doublons et les documents inutiles.
Un modèle de tableau de gestion figure en annexe 2 à la présente procédure.
7. Analyse et cotation des dossiers
Les dossiers retenus pour être conservés doivent faire l’objet d’une analyse. Cette analyse consiste à faire la description de leur contenu, puis à inscrire la date ou les dates extrêmes sur les chemises contenant les dossiers.
À chaque dossier, sera ensuite affecté un numéro d’identification unique (numérique ou alpha numérique), appelé cote, attribué au dossier selon le plan de classement général.
8. Classement et mise en boîte des dossiers
Cette opération consiste à classer les dossiers, du plus ancien au plus récent, selon un ordre méthodique en rapport avec le plan de classement général.
La cote ou les cotes extrêmes issues de l’analyse des dossiers seront inscrites sur les boîtes d’archives, suivie de la date ou des dates extrêmes.
9. Destruction des dossiers
Dès qu’une archive a atteint sa date limite de conservation suivant le tableau de gestion, le service responsable de la gestion des archives émet un bordereau d’élimination, tel que joint en annexe 3, reprenant les documents concernés.
ll le transmet ensuite au service versant pour accord d’élimination. En effet, bien que la charte d’archivage détermine les durées maximums de conservation, il est préférable et prudent que la structure versante marque son accord et le matérialise par une signature du bordereau d’élimination.
Une fois l’accord obtenu, les documents concernés sont détruits et un procès-verbal de destruction est établi en deux (2) exemplaires originaux signés par le service chargé de la gestion des archives et le service versant. Chacune des parties conservera un (1) exemplaire.
La destruction est faite soit par incinération soit par un destructeur de papier professionnel.
Annexes :
- Annexe 1a : Bordereau de versement
- Annexe 1b : Tableau de gestion
- Annexe 1c : Bordereau d’élimination des archives
Annexe 1 a
Bordereau de versement
Annexe 1 b
Modèle de tableau de gestion
* DUA = Durée d’Utilité Administrative
Annexe 1 c
Bordereau d’élimination des archives
