ANNEXE 3 : PROCÉDURE 3 : ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS

Objet : Cette procédure décrit les opérations relatives à la collecte, à la numérisation et à la recherche des archives électroniques dans les Organes de l’UEMOA.

A. Liste des activités

B- Description des activités

1. Collecte des documents d’archives
L’archivage électronique nécessite le classement préalable des documents selon la procédure d’archivage physique. Néanmoins, les deux (2) procédures peuvent s’appliquer concomitamment. Ainsi, il est possible de numériser les documents papier avant de les classer dans les boites d’archivage. Cela permet d’économiser du temps.

Seuls les documents originaux peuvent être numérisés. Les doublons sont éliminés lors du tri et de la sélection des documents papier à archiver. ll est très important de respecter cette règle lors de l’archivage électronique. En effet, pour son efficacité et sa pérennité, le système d’archivage électronique ne doit contenir qu’une seule version d’un même document.

Toutefois, si l’original d’un document est introuvable, trop abîmé ou détruit pour permettre sa numérisation, une copie fiable peut être utilisée.

2. Identifier les documents à numériser
En général, les documents les plus récents sont archivés avant de commencer I’archivage des documents plus anciens.

Certains services classent les documents par nature et non par année. Dans ce cas, il convient de réaliser la numérisation en fonction du classement physique des documents.

Toutefois, la préparation des documents à l’archivage doit prendre en compte les différentes rubriques du tableau de gestion des archives, notamment les durées de conservation et le plan de classement des archives (confer annexe 1b de la procédure 1 : collecte et traitement des documents physiques).

3. Préparer les documents en lots/dossiers
Les documents doivent être classés par lots/dossiers de traitement. Un lot/dossier doit être constitué de documents appartenant au même sujet, en tenant compte des types de documents définis dans le plan de classement général des archives.

4. Gestion de la numérisation des dossiers
Avant la numérisation, tous les documents doivent être décornés, désagrafés et en bon état de conservation. Cette tâche devrait être réalisée lors de l’archivage physique des documents et faire l’objet d’une vérification avant la numérisation.

Une fois les opérations ci-dessus réalisées, l’opérateur de numérisation réalise les tâches suivantes :

• présenter au scanner un lot de documents ou dossiers, sans dépasser le nombre de pages tolérées, selon le modèle de scanner utilisé ; 
• insérer entre les documents, à l’endroit qu’il convient, la feuille contenant la bande codée permettant de générer le fichier suivant ; cette feuille peut être positionnée avant le document physique suivant ;
• sélectionner dans « paper stream », le profil de numérisation à utiliser. Ce profil est fonction du type de documents présents dans le lot de documents ou dossier à scanner ;
• numériser le lot de documents ou dossiers et s’assurer qu’il n’y a pas d’erreur dans les logs du logiciel de gestion électronique et que les documents numérisés sont bien sauvegardés dans la bonne taxonomie (arborescence) ; 
• attribuer les accréditations (droits d’accès) en lecture aux groupes d’utilisateurs selon les règles définies par le service producteur d’archives.

L’opérateur de numérisation doit se conformer au manuel d’utilisation du poste de numérisation, qui détaille I’ensemble des opérations à réaliser.

5. Restitution et sauvegarde des documents
Une fois la numérisation achevée, les documents doivent regagner les boites d’archives d’où ils proviennent.

En coordination avec la Direction des Systèmes d’Information (DSl), une sauvegarde sur disques durs amovibles est ensuite organisée. Celle-ci comprendra tous les documents du système d’archivage électronique.

Ces disques durs amovibles doivent être conservés dans une armoire ignifuge ou coffre fort prévu à cet effet.

6. Recherche électronique des documents
L’utilisateur peut effectuer toutes les recherches qu’il souhaite dans le système d’archivage électronique. Toutefois, n’apparaîtront que les documents pour lesquels il a obtenu un droit d’accès au système d’archivage électronique. Cette tâche s’effectue en suivant le manuel d’utilisation du système.

7. Gestion des historiques
Toute opération de création ou de modification d’un document dans le système d’archivage électronique génère électroniquement l’identité de la personne qui l’a réalisée. Le système enregistre également la date du jour et l’heure de l’opération.

ll est possible de consulter tous les documents qui ont été ajoutés, modifiés et supprimés dans le logiciel de gestion électronique (Confer manuel d’utilisation).

Par ailleurs, en activant la fonction « versioning » dans le système d’archivage électronique, toutes les opérations effectuées sur un document peuvent être retracées (création, modification et suppression ainsi que les dates et les auteurs).

Cette fonctionnalité permet également de conserver les versions antérieures d’un même document dans le système d’archivage électronique.

8. Gestion des statistiques
Le logiciel de gestion électronique permet de consulter les statistiques d’utilisation du système d’archivage électronique (Confer manuel d’utilisation).