ANNEXE 2 : PROCÉDURE 2 : GESTION DES SALLES D’ARCHIVES ET DES MOUVEMENTS DES DOSSIERS

Objet : Cette procédure décrit les opérations de gestion des salles affectées à l’archivage et aux mouvements des dossiers.

A. Liste des activités

B. Description des activités

1. Répartition et sécurisation de l’accès des salles
Les salles affectées au stockage des archives doivent être fermées de manière sécurisée et leur accès doit être confié à un archiviste désigné par le service responsable de la gestion des archives.

Les armoires doivent être ignifuges pour les documents confidentiels ou très importants. À défaut, il convient d’utiliser des coffres-forts.

Toute détérioration ou élimination de document fait l’objet d’un rapport ou procès-verbal circonstancié à l’attention des responsables chargés de la gestion des archives et peut entraîner la suspension ou I’interdiction définitive d’accès de l’auteur aux archives.

2. Classement des boîtes d’archives
Les boîtes codifiées sont disposées sur les rayons en tenant compte du plan de classement général établi par la Commission de l’UEMOA.

L’adressage des rayons doit se faire pour permettre le classement rapide des documents.

ll consiste à apposer sur les rayons des étiquettes indiquant les numéros du rayonnage et de l’étagère devant accueillir la boîte d’archives à classer. Les numéros extrêmes des dossiers s’y trouvant sont ensuite définis.

3. Suivi des délais de conservation
Le suivi des délais de conservation des archives des Organes de l’Union est assuré par le service responsable de la gestion des archives. À cet effet, il se réfère à la Charte d’archivage pour dresser la liste des dossiers à détruire, à soumettre aux services concernés, pour approbation.

En cas d’accord, le service responsable de gestion des archives émet un bordereau d’élimination. Un procès-verbal de destruction est alors établi (confer procédure 1 : collecte et traitement des documents d’archives).

4. Suivi des mouvements de documents
Les documents déjà classés peuvent, pour des raisons diverses, être déplacés d’un rayonnage à un autre et également d’une salle de conservation à une autre.

Toutefois, le document ne changera pas de cote. Autrement dit, la boîte et son contenu resteront intacts. Le changement sera matérialisé par la modification de la localisation ainsi que le positionnement sur les rayons d’accueil. Le service responsable de la gestion des archives portera cette modification dans le système d’archivage électronique afin de conserver les traces du document.

L’ancienne identification sera conservée dans le système informatique pour des raisons de traçabilité.

La sortie d’une boîte (contenant une série de cotes) ne nécessite pas le remplacement des cotes. La cotation se poursuit normalement de sorte que le système d’archivage électronique oriente I’usager, dans sa recherche vers la nouvelle localisation des documents ayant changé de position.

À titre d’exemple, si le rayonnage R14 est rempli. L’archiviste déplacera les boîtes B110 à B114 vers le rayonnage R37. L’archiviste reportera cette modification dans le système d’archivage électronique, afin que l’on puisse retracer, au moment opportun, ce déplacement.

Le scénario sera le même pour les boîtes d’une série d’années qui migrent vers d’autres rayonnages. La place libérée par ces boîtes pourra être occupée par d’autres boîtes du même type de dossiers. ll va sans dire que l’adressage des rayons sera également modifié à cet endroit. De même, les rayonnages accueillant les documents transférés seront adressés pour tenir compte du type des documents transférés.

5. Gestion de nouveaux types de documents
L’intégration de nouveaux types de documents suppose l’occupation de nouveaux espaces sur les rayons. Le nouveau type de document sera identifié dans la table des nomenclatures par les trois premières lettres de sa dénomination. ll sera intégré dans le plan de classement général et affecté à un des groupes d’utilisateurs des Organes de l’Union et pris en compte dans l’arborescence du système.

Ainsi, lors de la création d’un nouveau type de document, l’archiviste est amené à revoir :

• le plan de classement général en complétant toutes ses colonnes impactées ; 
• l’arborescence du plan de classement en identifiant dans celui-ci où se positionnera le nouveau type de document ; 
• le système d’archivage électronique en créant le type de document dans l’arborescence, à l’endroit adapté.

À la suite des actions précédentes ayant abouti à la modification du plan de classement et de l’arborescence, l’archiviste met à jour les différents documents pertinents.

Le service responsable de la gestion des archives sensibilise les utilisateurs sur les différentes modifications effectuées dans le système d’archivage.

6. Inventaire des archives
Le service responsable de la gestion des archives, les correspondants archives et les points focaux concernés procèdent chaque année à un inventaire des salles d’archives qui sont sous leur responsabilité.

Tout mouvement de documents est mentionné dans le rapport d’inventaire.