2.2.2.1. Acteurs clés du processus d’élaboration et leurs interrelations

Le processus d’élaboration des budgets axés sur les résultats ou budgets de performance fait apparaître, aux côtés d’anciens acteurs, de nouveaux acteurs avec des rôles bien définis dans le Règlement financier des Organes de l’UEMOA et dans ses règlements d’exécution.

Les acteurs sont de deux ordres : (i) les personnes investies de certaines responsabilités en lien avec l’élaboration et la mise en œuvre du DPPD et du PAP, et (ii) les Comités mis en place pour coordonner certaines étapes clés du processus d’élaboration des documents budgétaires.

Personnes investies de certaines responsabilités en lien avec l’élaboration du DPPD et du PAP
Au titre de ces personnes, il faut citer :

• le Président de la Commission qui est l’Ordonnateur principal de l’exécution du budget de l’Union ; il est l’Ordonnateur principal unique des recettes de l’Union et l’Ordonnateur principal des crédits de la Commission, des Fonds et des autres Organes, à l’exception de ceux bénéficiant de l’autonomie de gestion financière. Il veille au respect des équilibres budgétaire et financier ;
• les Présidents des Organes bénéficiant de l’autonomie de gestion financière, Ordonnateurs principaux des crédits des Programmes ou Dotations de leurs Organes respectifs. Ils sont responsables de l’utilisation des crédits budgétaires placés sous leur contrôle ;
• les services des Organes bénéficiant de l’autonomie de gestion financière, en charge de l’élaboration du DPPD et du PAP de leurs Organes ; le Gestionnaire de Programme qui est le Coordonnateur de l’ensemble des Programmes de son Département dont il gère les crédits. Il s’engage sur les résultats identifiés dans le PAP et certifie la fiabilité des données du RAP. Il a, sous son autorité, un ou plusieurs Responsables de Programme (RPROG) ressortant de son DPPD ;
• le Responsable de Programme (RPROG) qui définit ou révise les objectifs et les indicateurs de résultats du Programme dont il a la charge. Il propose la répartition des crédits et des emplois, élabore le PAP, le DPPD et le RAP en relation avec les Responsables des Budgets Opérationnels de Programme (RBOP). Il est garant de la performance de son Programme ;
• le Responsable du Budget Opérationnel de Programme (RBOP) qui est un Responsable de Direction/Cellule/Division/Projet intervenant dans la mise en œuvre des activités du Programme, gère l’enveloppe des crédits du Budget Opérationnel de Programme (BOP) alloués par le Gestionnaire de Programme et s’engage sur des objectifs opérationnels à atteindre. Il participe à l’élaboration des projets du RAP, du PAP et du DPPD du Programme dans lequel il intervient ;
• le Responsable d’Unité Opérationnelle chargé de proposer des activités, d’évaluer leur coût et d’établir le plan de leur mise en œuvre ;
• le Service en charge de la Gestion Administrative et Financière qui est chargé, entre autres, au niveau de chaque Département, d’apporter l’assistance à l’élaboration du DPPD et du PAP, à la consolidation de ces documents et d’assurer le suivi budgétaire et la production des rapports périodiques ;
• le Service en charge de l’Élaboration de la Stratégie qui élabore les projets de Notes d’Orientation Stratégique et assure la mise en cohérence des plans opérationnels avec les orientations stratégiques ;
• le Service en charge du Contrôle de Gestion qui participe à la définition de la stratégie de chaque Programme et à la programmation des activités. Il procède à la consolidation du PAP, du DPPD et du RAP et développe des outils et des formats des documents requis par la budgétisation axée sur la performance ;
• le Service en charge du Budget qui conduit l’élaboration du Cadre de Programmation Budgétaire Pluriannuelle, participe à l’élaboration du DPPD et du PAP des Programmes, élabore l’avant-projet de budget de l’Union et accompagne l’exécution des ressources budgétaires en lien avec le produit ou le résultat attendu ;
• le Service en charge du Suivi et de l’Évaluation qui participe aux travaux d’élaboration des Politiques, Programmes et Projets communautaires et de leurs Cadres de Mesure des Performances ; 
• les Comptables principaux de l’Union en charge, entre autres, de la production du compte de gestion ;
• le Service en charge du Contrôle Financier qui apprécie la soutenabilité de la programmation budgétaire et la qualité de la comptabilité budgétaire ;
• le Service en charge de l’Audit Interne qui conseille sur la maîtrise des risques, formule des avis indépendants portant sur la qualité des systèmes de gestion et de contrôle interne et émet des recommandations pour améliorer les conditions d’exécution des opérations et promouvoir la bonne gouvernance ;
• le Service en charge des Systèmes d’Information qui développe le système d’information budgétaire pour faciliter la production des tableaux contenus dans le DPPD et le PAP ;
• la Direction en charge de la Coopération (DCoop) qui vérifie le niveau de décaissement et de mise en œuvre des activités financées sur ressources extérieures de la Commission de l’UEMOA, et vérifie l’exécution des actions de coopération et de mise en œuvre des conventions financées sur ressources extérieures ;
• la Direction des Ressources Humaines (DRH) qui coordonne la gestion prévisionnelle, l’exécution des recrutements et du programme de formation en faveur des Programmes budgétaires ;
• la Direction des Fonds Structurels (DFS) qui s’assure du respect de l’éligibilité des activités aux fonds structurels, identifie les difficultés et propose, en coopération avec les Programmes, les solutions en vue de faciliter la consommation des ressources financières ;
• le Service en charge des Acquisitions et de la Comptabilité Matière qui fait le point du niveau d’exécution de la mise en œuvre des actions de passation des marchés du Programme et propose des solutions aux difficultés dans la mise en œuvre des actions de passation des marchés.

Comités mis en place pour coordonner certaines étapes clés du processus d’élaboration des documents budgétaires

Ces Comités sont :

• les Comités de Pilotage du dialogue de gestion (COPIL-dialogue de gestion) au niveau des Départements et des autres Organes.

Les COPIL-dialogue de gestion sont chargés notamment : 

• de l’orientation opérationnelle des Programmes ;
• de la validation du DPPD et du PAP ;
• de l’amélioration du dialogue de gestion ;
• de la contribution à la transparence et à la sécurité de l’exécution budgétaire ;
• de l’assurance qualité des documents budgétaires ;
• du suivi des Contrats d’Objectifs et de Performance (COP) ;
• du suivi et de l’évaluation de la performance de la mise en œuvre des Programmes ;
• de la validation du Rapport Annuel de Performance du Département.

le Comité chargé des Conférences de Performance 
Le Comité chargé des Conférences de Performance a pour fonction de :

• organiser des rencontres avec les Départements et les autres Organes pour analyser la performance des Programmes et l’état d’exécution des Dotations ;
• analyser, de façon approfondie, le niveau de réalisation à mi-parcours des Programmes et Dotations, les sources de performance ou de contre-performance constatées et proposer des solutions en vue d’une meilleure programmation axée sur les résultats pour les années à venir dans le DPPD et le PAP ;
• procéder à l’actualisation des cibles annuelles des indicateurs de performance pour le DPPD et le PAP des années à venir, en fonction des priorités retenues dans la lettre de cadrage et des résultats du RAP de l’année n-1. 

La conférence de performance est organisée par le Service en charge de la Consolidation du PAP, du DPPD et du RAP et le Service en charge de l’Élaboration du budget de l’Union.

Les Départements sont représentés par le Directeur de Cabinet, les RPROG, les RBOP, les Points Focaux du budget et le Responsable de la Cellule de Gestion Administrative et Financière. Les autres Organes sont représentés par le Secrétaire Général de la Cour des Comptes, le Greffier en Chef de la Cour de Justice, le Secrétaire Général Permanent du CIP, accompagnés de leurs agents financiers.

le Comité chargé des Conférences Budgétaires
Le Comité chargé des Conférences Budgétaires organise les arbitrages techniques et budgétaires avec les Départements et les autres Organes à travers une analyse fine des inscriptions budgétaires sur la base du bilan à mi-parcours du PAP et des Dotations. 

À ce titre, il assure l’analyse de la cohérence et de la qualité des projets de PAP, de DPPD et de Dotations en procédant à : 

• une analyse de la pertinence des produits et des cibles annuelles de résultats proposées par les Départements dans leur DPPD et leur PAP ainsi que par les autres Organes dans leurs Dotations, en tenant compte de leurs missions, des priorités, de la pertinence et de la cohérence des activités proposées pour l’atteinte des cibles annuelles de résultats ; 
• une analyse de l’allocation des enveloppes budgétaires en lien avec les produits et cibles annuelles de résultats attendus et des missions des Organes en tenant compte des priorités de chaque Département ou Organe ; 
• un arbitrage budgétaire pour les différents produits et résultats prioritaires attendus de chaque action et de chaque Programme budgétaire ;
• une analyse des priorités de chaque Département ou Organe (Programme, action, Dotation) en rapport avec les missions assignées et les priorités du Département ou de l’Organe. 

Les résultats issus des travaux du Comité chargé des Conférences Budgétaires sont soumis au Comité Budgétaire. 

Le Comité chargé des Conférences Budgétaires est composé notamment des structures appropriées du Département des Services Administratifs et Financiers (DSAF), du Service en charge de la Consolidation du PAP, du DPPD et du RAP, du Service de l’Audit Interne, de la Direction en charge de la Coopération et de la Mobilisation des Ressources.

Les représentants des Départements et des autres Organes sont les mêmes que ceux du Comité chargé des Conférences de Performance.

le Comité Budgétaire
Le Comité Budgétaire examine et analyse les projets de PAP, de DPPD, de RAP et les autres documents annexés au budget de l’Union tels que définis dans l’article 39 du Règlement financier des Organes de l’UEMOA ainsi que les conclusions issues des conférences budgétaires en vue d’émettre des avis et de formuler des recommandations sur les documents budgétaires à la Réunion de la Commission.

Il donne tout particulièrement son avis sur les dossiers en suspens non résolus par le Comité chargé des Conférences Budgétaires. 

Les modalités de création, de composition et de fonctionnement du Comité Budgétaire sont précisées par la décision n°216/2013/PCOM/UEMOA du 09 juillet 2013.

la Réunion de la Commission
La Réunion de la Commission adopte le rapport issu de la réunion du Comité budgétaire et donne des orientations à ce dernier en vue de finaliser le projet de budget de l’Union. Il adopte également les PAP, les DPPD et les RAP consolidés.