Section I : Processus d’établissement  du rapport d’audit

6.3.    Tout au long de l’audit, et ce, dès la première entrevue, le processus de communication des résultats est enclenché avec les responsables de l’entité auditée. Au cours des travaux, l’équipe d’audit valide les constatations avec les responsables de l’entité.

6.4.    Il est important de communiquer avec l’entité auditée pour obtenir ses opinions sur les conclusions préliminaires. Divers moyens permettent cette communication :
-    la tenue de réunions de clôture et/ou séances de restitution pour discuter des constatations et des conclusions de l’audit ;
-    la communication de l’ébauche de rapport à l’entité auditée afin de recueillir ses commentaires.

6.5.    À la fin des travaux d’examen, l’équipe d’audit demande la confirmation des faits découlant de l’audit. Des séances de restitution ont d’abord lieu avec les responsables des secteurs vérifiés et, par la suite, avec la direction de l’entité auditée. 

6.6.    À l’aide de synthèses des constatations et des recommandations, l’équipe communique avec les responsables de l’entité afin d’obtenir leurs réactions aux constatations et recommandations. L’équipe d’audit peut ainsi s’assurer de la justesse de chacune des constatations et de la suffisance des preuves pour les appuyer.

6.7.    À la suite de la séance de restitution, la direction de l’entité sera mieux préparée à fournir ses observations écrites sur les constatations et les recommandations lors de la réception du rapport provisoire.

6.8.    L’ébauche du rapport provisoire est rédigée dès la fin des travaux sur place et tient compte des résultats de la séance de restitution avec l’entité.

6.9.    La réponse de l’entité auditée doit être examinée avec soin et bien prise en compte. Les modifications nécessaires doivent être apportées à l’ébauche de rapport, à condition que les diligences requises en matière d’informations probantes soient satisfaites.

6.10.    Le rapport provisoire sert à obtenir l’avis de la hiérarchie de la JF sur l’importance et l’organisation des questions soulevées et sur la pertinence des messages du rapport. Les recommandations doivent figurer dans le rapport provisoire. Il sert ensuite à obtenir les commentaires de l’entité lors de la procédure contradictoire.