SECTION IV : VÉRIFICATION DE LA MISE EN ÉTAT D’EXAMEN

2.17.    Les comptes produits à la Juridiction Financière dans les délais réglementaires doivent être en état d’examen. Ils sont réceptionnés et enregistrés par le greffe. 

2.18.    Après le dépôt des comptes à la Juridiction Financière par le Comptable public, la vérification de la mise en état d’examen du dossier est assurée par le greffe, sur la base d’une liste de diligences à effectuer établie par la Juridiction en fonction de la réglementation applicable.

2.19.    La mise en état d’examen permet à la Juridiction Financière de disposer d’informations générales sur les opérations financières et comptables exécutées et sur la situation administrative du Comptable ou des Comptables et de leurs collaborateurs (Comptables secondaires, Régisseurs).

2.20.    Après un examen, le greffe informe le Ministère Public des anomalies constatées en fonction des textes qui précisent les documents à fournir. 

2.21.    Il peut résulter de cette vérification que le compte est satisfaisant ou que des pièces sont manquantes. En référence à la liste de contrôle établie par la Juridiction, le compte peut être accepté ou renvoyé. Dans le premier cas, le greffe doit demander les pièces ou informations manquantes.

2.22.    Dans le cas où le compte est satisfaisant, il est considéré comme produit à la date d’accusé de réception du dépôt. Si des demandes de documents ou d’informations complémentaires ont été faites, la date de production du compte enregistré sera celle de la réception de la dernière pièce complémentaire demandée.  

A.    RÔLE DU GREFFE

2.23.    Le Greffier en chef doit :

• tenir à jour la liste des Comptables justiciables de la Cour et astreints à la production des comptes ;
• procéder à la réception, au contrôle et à l’enregistrement des comptes et des liasses à leur arrivée ; 
• informer le Parquet Général des anomalies sur la situation des comptes produits.

2.24.    Le Greffier en chef procède à la vérification formelle et s’assure de la production des pièces générales et des pièces justificatives prévues par la réglementation en vigueur pour préparer le jugement des comptes des Comptables.

2.25.    Il vérifie la complétude du compte en s’assurant notamment :

• du dépôt effectif du compte de gestion sur chiffres ;
• de l’existence de l’inventaire détaillé des pièces générales et des pièces justificatives ;
• du numéro du code poste de l’organisme (État, collectivités locales, établissements publics) ;
• des nom(s) et prénom(s) du ou des Comptable(s) successif(s) ;
• de l’existence sur ce document des signatures et visas requis (signature du ou des Comptable(s) successif(s), signature certifiant l’arrêté de la ligne de compte, visa certifiant la mise en état d’examen du compte…) ;
• de la conformité du nombre des liasses déposées avec le nombre annoncé sur le bordereau d’envoi ;
• de l’existence des pièces de mutation des Comptables, indispensable pour fixer les dates de début et de cessation de fonctions.

2.26.    Si, une fois les vérifications terminées, aucune demande d’information n’a été formulée par le greffe central ou le Procureur Général, le compte est considéré comme produit à la date indiquée par l’attestation de réception du compte. Le greffe central accuse réception du compte auprès du Comptable public en fonction en délivrant l’attestation de réception du compte.

2.27.    Le greffe prend en charge les liasses de pièces générales et de pièces justificatives et les enregistre par ordre chronologique dans des registres ad hoc :

• Registre « État » ;
• Registre « collectivités locales » ;
• Registre « établissements publics dotés de Comptables publics ».

2.28.    Les conditions d’efficacité commandent d’établir un calendrier prévisionnel concerté de livraison, de nature à permettre l’étalement du dépôt des comptes afin d’en faciliter les opérations matérielles de réception.

2.29.    Le Greffier en chef informe les chambres de l’arrivée des comptes qui doivent être apurés.

B.    RÔLE DU PROCUREUR GÉNÉRAL

2.30.    Le Procureur Général, sur la base des anomalies soulevées par le greffe, peut :

• adresser une mise en demeure au Comptable défaillant. Cette mise en demeure de produire le compte fixe un nouveau délai de production ;
• requérir l’amende pour retard dans la production des comptes.

2.31.    En cas de besoin, à la demande du Procureur Général, un Comptable commis d’office peut être désigné par le Ministre chargé des finances pour produire les comptes de gestion.