2.2.1.1. Phase préparatoire

C’est une phase décisive qui relève, pour l’essentiel, de la responsabilité de la hiérarchie, notamment la Présidence de la Commission. Les principales activités de cette phase préparatoire sont :

• l’élaboration du Rapport Annuel de Performance (RAP) qui présente l’état d’exécution et des résultats de l’année n-1 ;
• l’élaboration et la diffusion de la Note d’Orientation Stratégique du Cadre de Programmation Budgétaire Pluriannuelle (CPBP) qui présente la situation macroéconomique de l’Union et décline les priorités du développement économique et social auxquelles les politiques sectorielles doivent s’articuler nécessairement ;
• l’élaboration et la diffusion de la lettre de cadrage adossée au Cadre de Programmation Budgétaire Pluriannuelle (CPBP) qui rappelle les orientations stratégiques et priorités du CPBP et fournit les dispositions opérationnelles du CPBP ;
• la revue des performances à travers les conférences de performance aussi bien au niveau des Programmes et des Départements qu’à l’échelle de la Commission sur la base du contenu des Rapports Annuels de Performance (RAP) de l’année n-1 et des rapports de revue à mi-parcours de l’année n. Au cours de ces séances, l’attention est portée sur les taux d’exécution budgétaire des Programmes, l’efficience des Programmes exécutés et l’atteinte des cibles retenues au niveau des indicateurs de performance ;
• le lancement du processus d’élaboration des documents budgétaires à travers une réunion conduite par le Responsable en charge du Budget avec la participation des Responsables de Programme (RPROG), des Responsables des Budgets Opérationnels de Programme (BOP), des Responsables d’Unités Opérationnelles (RUO) et des Responsables des structures en charge de la Gestion Administrative et Financière.

Tableau n°1 : Échéances de la phase préparatoire