Soumis par reza le Jan 19

2.2.4. Mutualisation et partage des bonnes pratiques

Le Gestionnaire de Programme et le Responsable de Programme doivent aussi disposer de moyens pour détecter les pratiques les plus performantes de certains Responsables de BOP et les partager avec les autres RBOP, qui pourront s’en inspirer, si leur contexte est adapté.

Le Gestionnaire de Programme a intérêt à diffuser les résultats obtenus par chacun des Programmes et des Budgets Opérationnels de Programme, de façon à provoquer la réflexion et à susciter l’émulation vers plus de performance. 

Les acteurs clés de la mutualisation des bonnes pratiques sont :

  • au niveau des Programmes, le RPROG qui devra diffuser les bonnes pratiques enregistrées au niveau des RBOP et RUO à l’ensemble des acteurs de son Programme ;
  • au niveau des Départements, le Service en charge de la Gestion Administrative et Financière ou la structure qui jouera le rôle de Contrôle de Gestion ;
  • au niveau de la Commission et des autres Organes, les Responsables en charge du Contrôle de Gestion et du Suivi de la Performance ainsi que le Comité de Pilotage.

Un mécanisme de diffusion des bonnes pratiques devra être mis en place. Il peut consister en :

  • la diffusion de ces pratiques sur les sites de la Commission et des autres Organes ;
  • la présentation de celles-ci lors des séances de dialogue horizontal.

Encadré n°2 : Un exemple de bonne pratique de conduite du processus d’élaboration des documents budgétaires au DAREN au cours de la période 2019-2020

Au DAREN, la coordination de l’élaboration du DPPD, du PAP et du RAP est assurée par un Conseiller Technique du Commissaire.

L’organisation pratique mise en place par celui-ci comprend :

  • un point focal par Direction chargé de consolider les contributions de chaque action en collaboration avec le RBOP, à défaut d’être le RBOP lui-même ;
  • un point focal chargé de consolider les contributions par Programme en collaboration avec le RPROG ;
  • un point focal (le Conseiller Technique lui-même) chargé de la consolidation des contributions des différents Programmes au niveau du Département.

Il est à noter que des séances de travail sont organisées avec tous les acteurs à l’échelle des Directions pour valider en plénière les propositions de programmation budgétaire. Ces séances qui démarrent dès le mois de juillet de chaque année permettent de passer en revue aussi bien les inscriptions budgétaires que toute la chaîne de résultats. Ainsi, les CMP sont mis à jour suffisamment tôt en fonction de l’évolution des réalisations constatées dans les rapports périodiques (trimestriels et semestriels)..

Le dialogue de gestion ou les séances d’échanges entre le Gestionnaire de Programme et les RPROG se tiennent lors des réunions de coordination qui offrent l’occasion de faire la revue des performances, d’examiner et de valider les propositions des différents Programmes avant la consolidation des DPPD et du PAP. Prennent part à ces rencontres conduites par le Gestionnaire de Programme, le Directeur de Cabinet, les RPROG et les autres Directeurs. Les contacts sont aussi maintenus avec la DSE, la DB et la DSI pour lever toute contrainte ou ambiguïté relevée par les points focaux. En cas de nécessité, il est négocié le déplacement d’une personne-ressource pour appuyer les cadres chargés de l’élaboration des documents budgétaires.

La rigueur observée lors de ces séances de dialogue de gestion, la mobilisation à plein temps des points focaux et le recours à des appuis bien ciblés du Service en charge du Suivi de la Performance au niveau de la DSE ainsi que la liaison permanente du Conseiller Technique avec notamment la DSE, la DB et la DSI permettent de disposer, à bonne date, de documents de qualité qui suivent rigoureusement les canevas transmis par le staff de la Direction de la Stratégie et de l’Évaluation en charge de la consolidation des DPPD et du PAP, et du suivi de la performance.