3.2.3.3. Responsabilités des parties prenantes selon le mode d’évaluation
Les rôles ou responsabilités des parties prenantes dans les étapes du processus d’évaluation ont été globalement décrits dans les sections précédentes. La présente section précise les acteurs responsables des sous-étapes selon le mode d’évaluation.
En rappel, deux principaux modes d’évaluation sont considérés dans la pratique évaluative au sein de la Commission : évaluations internes indépendantes et évaluations externes (décentralisées ou conjointes).
Le tableau 8 suivant décrit les sous-étapes du processus d’Évaluation Interne Indépendante et les acteurs clés responsables pour chacune des étapes :
Tableau 8 : Sous-étapes du processus d’Évaluation Interne Indépendante et acteurs responsables
| Étapes de déroulement de l’évaluation (processus évaluatif) | Acteur clé responsable |
|---|---|
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PHASE 01 : |
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| Élaboration du projet de Termes de Référence de l’évaluation | Département commanditaire de l’évaluation |
| Revue et validation des Termes de Référence de l’évaluation | Structure chargée des Évaluations au sein de la Commission (actuelle DSE) Comité ad hoc chargé de la vérification de la qualité des Termes de Référence (TDR) |
| Mise en place de l’équipe d’Évaluation Interne Indépendante (EI) | Structure chargée des Évaluations au sein de la Commission (actuelle DSE), de concert avec le Département commanditaire (avis) |
| Mise en place du Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) ou de l’équipe d’Évaluation Interne Indépendante (EI) | Structure chargée des Évaluations au sein de la Commission (actuelle DSE) |
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PHASE 02 : |
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| Revue et adaptation finale des TDR | Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) |
| Élaboration des projets de cadres méthodologiques (approches et outils), du plan de travail et programme d’évaluation | Structure chargée des évaluations |
| Revue et validation des projets de cadres méthodologiques (approches et outils), du plan de travail et programme d’évaluation | Comité de Pilotage de l’Évaluation |
| Préparation administrative et logistique de la phase de collecte des données dans les États | Département commanditaire de l’évaluation |
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PHASE 03 : |
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| Collecte, traitement et analyse des données d’évaluation | Structure chargée des évaluations |
| Rédaction du rapport provisoire d’évaluation | Structure chargée des évaluations |
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PHASE 04 : |
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| Étapes de déroulement de l’évaluation (processus évaluatif) | Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) |
| Préparation administrative et logistique de l’atelier de restitution et de validation du rapport provisoire de l’évaluation avec les parties prenantes | Département commanditaire de l’évaluation |
| Préparation administrative et logistique de l’atelier de restitution et de validation du rapport provisoire de l’évaluation avec les parties prenantes | Département commanditaire de l’évaluation |
| Préparation technique de l’atelier de restitution et de validation du rapport provisoire de l’évaluation avec les parties prenantes (kits de supports des travaux) | Structure chargée des évaluations |
| Atelier de restitution et de validation du rapport provisoire de l’évaluation avec les parties prenantes |
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| Validation de la qualité finale du rapport d’évaluation | Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) |
| Approbation du rapport d’évaluation | Président (Présidence de la Commission) |
| Évaluation globale de la mission | Département commanditaire de l’évaluation |
| Clôture administrative de la mission d’évaluation | Attestation de bonne fin d’exécution à l’équipe de mission |
Le tableau en annexe 21 précise les responsabilités des acteurs responsables de sous-étapes (annexe 21a) ainsi que celles des acteurs clés associés (annexe 21b) dans les processus d’Évaluation Interne Indépendante.
Pour les évaluations externes, le tableau 9 suivant en décrit les sous-étapes du processus et les acteurs clés responsables :
Tableau 9 : Sous-étapes du processus d’évaluation externe et acteurs responsables
| Étapes de déroulement de l’évaluation (processus évaluatif) | Acteur responsable |
|---|---|
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PHASE 01 : |
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| Élaboration du projet de Termes de Référence de l’évaluation | Département commanditaire de l’évaluation |
| Revue et validation des Termes de Référence de l’évaluation | Structure chargée des évaluations au sein de la Commission (actuelle DSE), Comité ad hoc chargé de la vérification de la qualité des Termes de Référence (TDR) |
| Recrutement des expertises nécessaires pour l’évaluation (Cabinets ou Consultants individuels) | Structure en charge des acquisitions et de la comptabilité des matières (actuelle DACM) |
| Mise en place du Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) | Structure chargée des évaluations au sein de la Commission |
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PHASE 02 : |
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| Réunion initiale de prise de contact avec les parties prenantes clés | Structure chargée des évaluations au sein de la Commission (actuelle DSE) |
| Revue et adaptation des Termes de Référence de l’évaluation | Comité de Pilotage de l'Évaluation (COPILE) |
| Préparation administrative et logistique de la phase de collecte des données | Département commanditaire de l’évaluation |
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PHASE 03 : |
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| Collecte, traitement et analyse des données d’évaluation | Consultant, Maître d’œuvre de l’évaluation |
| Rédaction du rapport provisoire d’évaluation | Consultant, Maître d’œuvre |
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PHASE 04 : |
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| Examen et validation interne du rapport provisoire | Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) |
| Restitution et validation du rapport d’évaluation |
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| Élaboration du rapport final de l’évaluation | Consultant, Maître d’œuvre |
| Évaluation de la qualité finale du rapport d’évaluation | Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) |
| Validation du rapport final d’évaluation | Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) |
| Approbation du ou rejet du rapport d’évaluation |
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| Clôture de la mission d’évaluation | Maître d’Ouvrage ou Maître d’Ouvrage Délégué de l’Évaluation (Cabinet du Président de l’Organe) |
| Évaluation globale du processus évaluatif (pour fin de capitalisation) | Structure chargée des évaluations |
Le tableau en annexe 22 décrit les responsabilités des acteurs clés responsables des sous-étapes (annexe 22a) ainsi que celles des acteurs clés associés (annexe 22b) dans les processus d’évaluation externe.
En ce qui concerne les évaluations conjointes, les responsabilités des acteurs clés sont définies sur la base d’une adaptation sommaire de celles définies pour les évaluations externes.
Le tableau 10 suivant précise les principaux rôles des acteurs clés dans les évaluations conjointes.
Tableau 10 : Rôles des acteurs clés dans les évaluations conjointes
| Acteurs ou parties prenantes clés | Responsabilités et rôles des acteurs dans le processus d’évaluation conjointe |
|---|---|
| Commission de l’UEMOA (à travers la structure en charge des évaluations au sein de la Commission) |
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| Partenaires techniques et financiers (unités d’évaluation) |
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| États membres de l’Union (Ministères sectoriels et autres Administrations) |
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Quant aux évaluations décentralisées, les rôles et responsabilités des acteurs sont analogues à ceux définis dans le cadre des évaluations externes, avec le rôle d’accompagnement technique et de veille de la qualité des processus et livrables d’évaluation, assuré par la structure en charge des évaluations au sein de la Commission (actuelle DSE).