3.6.2. Canevas de présentation du Rapport Annuel de Performance d’un Département ou d’un autre Organe

Encadré n°11 : Canevas du Rapport Annuel de Performance d’un Département ou d’un Organe

Table des matières
Sigles et abréviations
Liste des tableaux et des graphiques

Message du Commissaire (1 page maximum)
Il s’agit ici du message du Gestionnaire de Programme portant sur les résultats de l’année écoulée destiné au Président de la Commission. Ce message expose les principaux résultats, les performances enregistrées au niveau de l’ensemble des Programmes du Département, les principaux problèmes qui ont influencé la mise en œuvre des PAP et les perspectives d’évolution des Programmes.

Introduction
Résumé exécutif (3 pages maximum)
Il s’agit ici de faire un résumé de tous les RAP des Programmes du Département ou de l’organe sur au maximum trois (3) pages. Le résumé met l’accent sur :

• le contexte ;
• les résultats obtenus et l’analyse globale de la performance ;
• l’utilisation des ressources financières, humaines, organisationnelles, … ;
• les difficultés majeures rencontrées et les solutions mises en œuvre ;
• les perspectives et recommandations.

1.    PRÉSENTATION DU DÉPARTEMENT OU DE L’ORGANE, DES FAITS SAILLANTS ET DU CONTEXTE (4 pages maximum)
Ce chapitre donne une présentation du DPPD. Il comprend les sections ci-après :
1.1.    Missions du Département/autre Organe : une présentation brève des missions
1.2.    Politiques mises en œuvre par le Département : lister lesdites politiques
1.3.    Cadre organisationnel : présentation succincte du cadre incluant, le cas échéant, le cas de partenariats ou lorsqu’un réseau complète l’action de l’Organe ou du Département, une définition claire des rôles, des responsabilités et des pouvoirs de chacun
1.4.    Contexte : décrire succinctement les principaux facteurs sociaux, économiques ou environnementaux, les capacités internes qui peuvent favoriser la compréhension des résultats, ainsi que les défis que doit relever l’Organe ou le Département 
1.5.    Faits saillants : mettre en relief les résultats significatifs de l’application de nouvelles décisions, de nouveaux règlements, de nouveaux projets, de nouveaux produits (livrables) et des services ainsi que leurs retombées sur les bénéficiaires externes.

2.    RAPPEL DES ORIENTATIONS STRATÉGIQUES ET OBJECTIFS DU DPPD 
Ce chapitre consiste en un rappel des objectifs en lien avec les orientations stratégiques de la Commission. Ce chapitre doit se limiter au :
2.1.    Rappel des orientations stratégiques et de l’objectif global du DPPD pour le triennal
2.2.    Rappel des objectifs annuels des PAP de chaque Programme du DPPD Pour des besoins de détail, on peut faire recours à des renvois au DPPD & au PAP avec les références exactes
3.    PRÉSENTATION DES RÉSULTATS : RÉUSSITES, ÉCHECS (1 fiche par résultat)
Cette partie du RAP est élaborée pour chaque résultat au sein de chaque Programme. Pour chacun desdits résultats, elle est structurée en deux sections. 
3.1.    Présentation des résultats du Programme 1
3.1.1.    Analyse des résultats
Le tableau ci-dessous est établi pour chaque indicateur de chaque Programme.

3.1.2.    Gestion des risques
3.1.3.    Leçons apprises
Cette section est consacrée aux enseignements tirés des données sur le niveau d’atteinte des résultats du Programme.

3.2.     Présentation des résultats du Programme 2
3.2.1.    Analyse des résultats
3.2.2.    Gestion des risques
3.2.3.    Leçons apprises

3.3.    Présentation des résultats du Programme n
3.3.1.    Analyse des résultats
3.3.2.    Gestion des risques
3.3.3.    Leçons apprises

4.    UTILISATION DES RESSOURCES (1 page maximum par Programme)

Ce chapitre est destiné à présenter la façon dont les ressources ont été utilisées par Programme dans l’esprit de performance du point de vue de l’efficacité et de l’efficience.

La présentation comparative des ressources permet, en fin d’exercice, de situer le Département ou l’Organe par rapport aux ressources prévues et aux ressources utilisées. Tout écart, toute variation importante est commentée.
Dans un contexte où le rapport doit démontrer la performance dans l’atteinte des résultats, des liens devront être établis, dans la mesure du possible, entre les résultats atteints et les ressources utilisées.

De plus, la présentation des ressources utilisées devra inclure des explications concernant les allègements consentis (notamment le report de crédits, le transfert de crédits entre programmes, les virements de crédits à l’intérieur d’un même Programme ou d’une dotation d’un Département ou d’un Organe de l’Union.

4.1.    Programme 1
4.1.1.    Ressources humaines
Il faut indiquer ici comment l’évolution au niveau des effectifs du début à la fin de l’année (organisation, recrutement, meilleure répartition des tâches) a contribué aux résultats obtenus. 
Peuvent s’ajouter à ces données, les actions de renforcement de capacités entreprises, notamment en conformité avec le plan de formation en vue d’aider le personnel à réaliser les engagements énoncés dans le PAP.

4.1.2.    Ressources financières
Cette section présente la comparaison des ressources par rapport à l’exercice antérieur et le taux de réalisation des ressources budgétisées. Les principaux écarts sont commentés et analysés. De plus, des liens sont établis, dans la mesure du possible, entre ces ressources et les résultats atteints.
4.1.3.    Ressources informationnelles
Cette section est consacrée aux ressources informationnelles en raison du caractère stratégique des technologies de l’information et de la communication pour la modernisation de la gestion de l’organisation.
Elles peuvent concerner les actions ou dispositions mises en place (partage des leçons apprises, diffusion de l’information sur les conclusions des réunions périodiques avec les RPROG et les RBOP, circulation de l’information sur les performances trimestrielles,…).
4.1.4.    Activités hors PAP 
Ce chapitre regroupe les activités mises en œuvre mais qui n’étaient pas initialement prévues dans le budget ni dans le plan de travail annuel.
Ces activités interviennent de plus en plus pour répondre à des urgences indiquées par les instances de l’Union, pour des cas de force majeure ou encore pour d’autres raisons valables.
Il faut énumérer clairement dans cette section ces activités et analyser leur incidence sur les résultats obtenus.

4.2.    Programme 2
4.2.1.    Ressources humaines
4.2.2.    Ressources financières
4.2.3.    Ressources informationnelles
4.2.4.    Activités hors PAP 

4.3.    Programme n
4.3.1.    Ressources humaines
4.3.2.    Ressources financières
4.3.3.    Ressources informationnelles
4.3.4.    Activités hors PAP

5.    DIFFICULTÉS ET CONTRAINTES (1 page maximum)
Il s’agit de décrire les principales difficultés rencontrées au cours de l’exercice et qui ont constitué des obstacles à la bonne mise en œuvre des Programmes. Il s’agit notamment des facteurs internes aux Départements, à la Commission et aux Organes et des facteurs exogènes qui ont entravé la bonne mise en œuvre du Programme.

6.  RECOMMANDATIONS ET PERSPECTIVES (1 page maximum)
Il s’agit des principales mesures prises pour amoindrir les difficultés ou pour améliorer les résultats à l’avenir.
Cette partie met aussi l’accent sur les réformes de court, moyen et long termes, indispensables à l’amélioration et à la consolidation des résultats obtenus. C’est le lieu d’identifier les actions correctives clés pour l’amélioration de la performance (des actions de renforcement des capacités par exemple).

ANNEXES
Annexe 1 : Tableau de présentation de l’exécution des activités
Annexe 2 : Tableau synthétique des résultats atteints
Annexe 3 : Procès-verbal de l’atelier de validation
Annexe 4 : Récapitulatif de la gestion des risques au niveau du Département