Article 81 : Comptabilité des matières

Les ordonnateurs principaux et leurs délégués tiennent une comptabilité des matières et des valeurs qui a pour objet d'en décrire les stocks et les mouvements, en quantité et en valeur. Cette comptabilité concerne :

• les équipements, les matériels et biens mobiliers de toute nature, propriété de l'Union;
• les fournitures et consommables de toute nature incluant les produits pharmaceutiques;
• les biens destinés à la vente tels que les publications de l'Union;
• les titres, bons, vignettes ou tickets ayant une valeur marchande telle que les timbres postaux et les bons d'achat de carburants;
• les biens immobiliers propriété de l'Union.

Pour la tenue de la comptabilité des matières, les ordonnateurs principaux et leurs délégués veillent à ouvrir des registres d'inventaire et de stocks où sont notamment mentionnés la nature des biens, leurs date et valeur d'acquisition ainsi que le lieu où ils sont utilisés, mis en consommation ou stockés.

Ces registres mentionnent tout événement concernant la gestion des biens et, le cas échéant, les réformes, cessions ou déclassements qui peuvent les concerner.

Le comptable principal de chaque organe enregistre la valeur des stocks et des biens meubles et immeubles détenus par l'Union, sur la base des pièces comptables transmises par l'ordonnateur. Il reçoit en plus, communication des registres d'inventaire des biens et de stocks tenus par celui-ci.

Les services de contrôle interne exercent des contrôles réguliers et inopinés sur les stocks et les conditions de gestion des biens faisant l'objet d'une comptabilité des matières.

La Commission fixe, par Décision, les règles relatives à la comptabilité des matières.