2.2.3.6. Outils d’opérationnalisation du budget programme

L’opérationnalisation du Budget programme nécessite l’élaboration des outils ci-après :

• Projet Annuel de Performance (PAP) ;
• Plan de Consommation des Crédits (PCC) ;
• Plan de Passation des Marchés (PPM) ;
• Plan de Travail Annuel (PTA)
• Contrats Annuels de Performance ou Lettres de mission.

a) Plan de Consommation des Crédits (PCC)
Le Plan prévisionnel de Consommation des Crédits donne le plan des décaissements ou engagements financiers à effectuer sur chaque projet/action et chaque activité par période de l’année, de préférence le mois. Il est établi par programme, au regard du PAP, le niveau de consommation prévisionnelle (mensuelle) des crédits alloués.

À l’exécution, le PCC s’accompagne d’un tableau de suivi qui présente le bilan financier réel sur base engagement et/ou décaissement de l’exécution des projets et activités par rapport au plan prévisionnel de consommation des crédits. Il permet, entre autres, d’obtenir le taux d’efficacité en la matière et d’opérer les ajustements éventuels nécessaires. Le tableau de présentation du PCC se trouve en annexe 9.

b) Plan de Passation des Marchés (PPM)
Il donne le planning de tous les marchés à passer dans le cadre de l'exécution des différents projets inscrits au titre de l’année ainsi que toutes les actions y afférentes assorties des délais d’exécution.

Le PPM permet d’avoir une vision globale de l’ensemble des marchés à passer par la Commission au cours d’une année afin de mieux les gérer.

L’annexe 10 présente le tableau du PPM.

Dans le cadre de la mise en œuvre, le tableau d’évaluation du Plan de Passation des Marchés permet, par marché :

• de suivre le planning des tâches et le processus de passation des marchés jusqu’à la dernière signature ;
• de calculer les délais de passation du marché ;
• de calculer le délai moyen de passation des marchés pour le PPM et d’apprécier la performance par rapport aux indicateurs fixés en la matière.

c) Plan de Travail Annuel (PTA)
Le Plan de Travail Annuel est la tranche annuelle du budget programme et permet d’assurer une exécution efficace et un suivi-évaluation performant du Budget programme. Il est un document de référence pour l’exécution et le suivi-évaluation de la mise en œuvre du budget programme.

C’est un document de base pour le suivi-évaluation des activités exécutées au cours des revues trimestrielles, semestrielles et annuelles.

Il est élaboré en tenant grand compte du cadre logique et du tableau de réalisation du budget programme. Le Plan de Travail Annuel (PTA) est élaboré après la validation du Budget de la Commission par le Conseil des Ministres.

Toutefois, le projet de Plan de Travail Annuel est élaboré avant la validation du budget de la Commission, c’est-à-dire après la validation du budget programme par le Comité budgétaire. Il devrait être ajusté et actualisé après la validation par le Conseil des Ministres au cas où le projet de budget transmis pour validation aurait connu une modification.

d) Contrat Annuel de Performance (CAP) ou Lettre de mission
Le Contrat Annuel de Performance (CAP) ou la Lettre de mission ont pour but de promouvoir et de vulgariser la culture de résultats.

En effet, le CAP est un document d’engagement d’un responsable de programme sur les résultats auxquels il sera évalué. Il présente le mandat du responsable et les résultats attendus de lui pour l’exercice budgétaire.

Il définit également les modalités de suivi de l’exécution et les moyens que le Commissaire, Gestionnaire du Programme, s’engage à mettre à sa disposition. Le CAP est signé par le supérieur hiérarchique. Quant à la lettre de mission, elle est adressée au Gestionnaire (Commissaire) du Programme. Il faut signaler que le destinataire d’une lettre de mission
doit y répondre par une lettre d’acceptation qui précise, entre autres, la stratégie à mettre en œuvre et les moyens nécessaires pour accomplir la mission qui lui est confiée.

Le CAP doit être élaboré dans un processus participatif, discuté, finalisé et remis à l’agent le plus tôt possible (de préférence avant le début de l’exercice concerné - en décembre).
Il découle du Projet Annuel de Performance de la structure administrative comme l’indique la figure 5 ci-après.

Figure 5 : Chaîne d’opérationnalisation du Contrat de performance

Source : CSR, 2014, Modèle type de contrat de performance

Les grandes lignes du CAP ou de la Lettre de mission sont :

• le rappel des résultats obtenus l’année antérieure par le destinataire ;
• le contenu de la mission ;
• le rappel des objectifs et des résultats attendus ;
• les indicateurs de performance ;
• le rappel des valeurs cibles.

S’agissant de la lettre de mission, elle présente :

• rappel des missions assignées aux Gestionnaires de programme (Commissaires) ;
• priorité d’intervention assignée aux Commissaires ;
• ressources mobilisables pour une période d’exercice budgétaire ;
• les modalités de suivi-évaluation de la performance du département.