2.2.3.8. Suivi

Une fois ces différents outils d’opérationnalisation élaborés, il faut procéder à leur suivi et à leur évaluation périodique. Généralement, le suivi de ces outils permet d’identifier les goulots d’étranglement, de les lever en procédant à des ajustements et de produire les rapports d’avancement trimestriels du Budget programme et le rapport de performance.

a) Objectif de la fonction de suivi
L’objectif du suivi permet de mesurer et d’évaluer la performance afin de mieux gérer les produits et les effets. La fonction de suivi a pour finalité de contribuer à l’efficacité et à l’efficience des mécanismes de mise en œuvre et de gestion de l’intervention, à travers l’évaluation continue des écarts sur les prévisions et la prise de mesures d’ajustements nécessaires pour atteinte des performances opérationnelles et une meilleure utilisation des ressources affectées à l’intervention (financières, humaines, logistiques, temps, etc.).

La GAR privilégie un suivi participatif qui doit être :

• peu exigeant financièrement et en termes de temps ;
• ciblé sur quelques informations et indicateurs ;
• concerté de manière à ce que le plus grand nombre d’acteurs possibles appréhendent et s’impliquent dans le processus du suivi.

b) Contenu du suivi
Le suivi, encore appelé « monitoring », est un processus continu et intégré de collecte, d’analyse d’informations et d’appréciation des performances réalisées dans la mise en œuvre d’un projet, d’un programme ou d’une politique, en vue d’optimiser l’atteinte des résultats (CUEMOA, 2014)⁵.
Le suivi est une composante d’activités essentielles du processus de mise en œuvre d’une intervention, menée de manière continue, intégrée, participative et proactive, conçue et mise en œuvre par les parties prenantes et structurée autour des quatre (04) principales activités suivantes :

• la collecte (analyse documentaire et visites de terrain) et l’analyse de données et informations utiles sur la performance enregistrée dans la mise en œuvre des activités et la réalisation des cibles des indicateurs de performance ;
• la communication et la diffusion des informations clés sur les progrès réalisés (activités réalisées, réalisations ou produits tangibles, résultats atteints, utilisation des fonds alloués) suivant des formats et canaux adaptés à chaque profil de parties prenantes (autorités, gestionnaires et autres acteurs) de l’intervention dans le cadre de la restitution ou du feedback ;
• l’aide au processus décisionnel à travers la mise à disposition d’analyses pertinentes synthétisées dans des tableaux de bord et des recommandations pour orienter les décisions d’ajustement ou de réorientation ;
• le suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées en vue d’améliorer les processus et performances de l’intervention (rétroaction).

Le suivi de la mise en œuvre comprend :

• le suivi des activités ;
• le suivi des indicateurs ;
• le suivi budgétaire.

Cet execice est sanctionné par des rapports de suivi qui varient selon l’objectif du suivi, et suivant des périodicités données. Ainsi, on parle de rapport mensuel, trimestriel, semestriel, etc. L’annexe 11 présente le canevas modèle type d’un rapport d’exécution technique et financière de programmes.

La figure 6 suivante résume le concept de suivi et ses fondements ou principes de base.

Figure 7 : Concepts et principes de base de suivi en matière de GAR

Source : DSE, Manuel de suivi des performances 2018