3.1.3. À la Direction du Secrétariat de Commission des Archives et de la Documentation (DSCAD)

Rattachée directement à la Présidence de la Commission de l’UEMOA, la Direction du Secrétariat de la Commission, des Archives et de la Documentation est la plaque tournante des documents produits ou reçus par la Commission, en même temps qu’elle est la mémoire de l’institution. À ce titre, la DSCAD est l’un des principaux bénéficiaires des acquis du PARCI.

a. Les besoins 
Avant l’intervention du PARCI, la Commission n’avait pas mis en place une organisation efficace de la gestion de ses archives. En effet, les départements et directions se trouvaient sans exception saturés de documents au sein des bureaux, des couloirs et de tout espace disponible pour ce faire. Les salles dédiées aux archives étaient jonchées de documents au sol, elles ne possédaient pas non plus de matériel permettant de classer les archives dans des conditions acceptables. Les archives de l’institution étaient traitées manuellement et conservées dans des conditions qui les exposaient à toute forme de risque. En 2009, les grandes inondations qui ont frappé la ville de Ouagadougou avaient mis à nu l’obsolescence et l’inefficacité du système d’archivage de la Commission de l’UEMOA.

« Après ces inondations, on n’avait plus d’archives. Elles étaient abîmées et celles qui nous restaient étaient difficiles à récupérer. C’est pour cette raison que lorsqu’en 2019, la Direction de la Concurrence et la Direction de l’Union Douanière et de la Libre Circulation ont sollicité l’appui du PARCI pour la numérisation des archives, nous avons sauté sur l’occasion ».
Kadiatou Touré 
Directrice du Secrétariat de la Commission, des Archives et de la Documentation

De plus, elles étaient difficilement accessibles tant pour les usages internes que pour le grand public. Il était donc nécessaire de moderniser la gestion des archives de la Commission. 

b. Les principaux acquis
L’appui de l’Union européenne à travers le PARCI a permis à la DSCAD de disposer aujourd’hui d’un système moderne de gestion des archives prenant en compte : 

• la charte d’archivage et les procédures d’archivage physique et numériques ;
• un Système d’Archivage électronique (SAE) ;
• du matériel informatique de pointe pour le traitement numérique des archives ;
• du mobilier et fourniture d’archive pour le rangement physique des archives ;
• le traitement des archives de la Cour des Comptes et des directions telles que la DSCAD, la DRH, la DACM et la CG-FED. 

À ces acquis, il convient d’ajouter celui de la plateforme e-docucenter (https://e-docucenter.uemoa.int/fr) qui est une innovation du PARCI à la Commission. e-docucenter est un centre de documentation accessible en ligne et à travers le site internet de la Commission de l’UEMOA, conçu pour faciliter l’accès aux documents techniques et administratifs élaborés par la Commission (PARCI ou ressources propres) pour le fonctionnement de l’Organisation. Elle permet aux membres du personnel et autres utilisateurs autorisés de consulter, télécharger et gérer des ressources documentaires cruciales pour leurs activités professionnelles.

e-docucenter, offre une interface conviviale, intuitive et responsive qui centralise divers documents, tels que des guides, des manuels de gestion, et d’autres ressources nécessaires au quotidien du personnel. Il permet exclusivement au personnel de la Commission d’accéder aux ressources des formations conduites par le PARCI dans une démarche de capitalisation et de gestion des connaissances issues des formations. Grâce à cette plateforme, les utilisateurs peuvent accéder facilement en tout lieu, en tout temps et de n’importe quels supports digitaux (smartphone, tablette, ordinateur) aux ressources indispensables au travail quotidien du personnel, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité des équipes au sein de l’UEMOA. 

Les documents ci-après y sont accessibles en mode lecture et téléchargeables :

• le Règlement financier de 2018 ;
• le Guide de la Gestion Axée sur les Résultats de la Commission de l’UEMOA ;
• le Recueil de textes communautaires sur la libre circulation et le droit d’établissement ;
• le Manuel de référence pour la planification, la mise en œuvre et la rétroaction des évaluations des interventions de la Commission de l’UEMOA ;
• la Charte de gestion ;
• le Guide de dialogue de gestion ;
• le Guide de performance ;
• le Guide méthodologique d’élaboration des DPPD et des PAP ;
• le Schéma organisationnel Type d’Institutionnalisation du Genre (STIG) ;
• la stratégie du genre de l’UEMOA 2018-2027 ;
• la Charte d’archivage des Organes de l’UEMOA ;
• le Guide légistique ;
• le Tarif Extérieur Commun (TEC) 2022 ;
• les supports de formations organisées par le PARCI ;
• le présent Livre Blanc.

« On est dans une démarche de capitalisation pour que tout ce qui a été fait puisse être partagé. Ce qui convoque naturellement le knowledge management ou gestion de la connaissance. Il faut donc une base de données qui permet de capitaliser sur tout ce qu’on a fait. D’où l’existence de la Plateforme e-docucenter centralise de manière digitalisée toute l’information afin de la rendre disponible et accessible ».
Mamadou Lamine SYLLA
Cellule de Coordination du Programme Intégré de Renforcement des Capacités

c. Appréciation des acquis 
Les différents acquis obtenus grâce à l’intervention du PARCI ont radicalement amélioré le fonctionnement de la Commission de l’UEMOA et de la Direction du Secrétariat de Commission des Archives et de la Documentation (DSCAD), notamment une meilleure conservation, sécurisation, et accessibilité des archives de la Commission, la création d’un environnement plus structuré et sécurisé pour le stockage des documents, et la réduction des risques de détérioration physique des documents comme cela a été le cas lors des inondations de 2009.

« Nous avons eu des résultats satisfaisants au terme de cette phase pilote. Aujourd’hui, nous avons 37.0000 dossiers entièrement traités et numérisés. Au niveau de la Commission, nous avons le Système d’Archivage Électronique (SAE) ; on a une décision portant charte d’archivage ; et tout ce qui entre dans le cadre de la gestion moderne des archives. Mais ce qui est encore important, c’est que nous avons un plan d’action 2023-2025 que nous comptons dérouler avec l’appui du PARCI ».
Kadiatou Touré
Directrice du Secrétariat de la Commission, des Archives et de la Documentation

Dans la pratique, la modernisation du système d’archivage a permis à la Commission de faire un bond significatif dans la célérité de ses procédures. La charte d’archivage adoptée par la Commission et le système d’archivage électronique mis en place grâce à l’intervention du PARCI sont vulgarisés et appropriés par chaque division, chaque direction et chaque service de la Commission de l’UEMOA, de sorte que les documents produits au niveau de chacune de ces entités remontent rapidement dans les archives et soient immédiatement disponibles pour consultation et exploitation. Cela a donné un coup d’accélérateur aux performances de la Commission.

Ces acquis du PARCI ont transformé la DSCAD en un service plus efficace, sécurisé, et organisé, renforçant ainsi le rôle de la Commission de l’UEMOA en tant que gardienne de la mémoire institutionnelle et facilitant un accès plus large et plus rapide à l’information.