3.1.7. À la Direction des Acquisitions et de la Comptabilité des Matières (DACM)

La Direction des Acquisitions et de la Comptabilité des Matières (DACM) est la plaque tournante de la logistique de la Commission de l’UEMOA. Elle a été l’un des principaux bénéficiaires des interventions du PARCI.

a. Les besoins 
Pendant presque 30 ans, la DACM a mis en œuvre des procédés un peu dépassés basés essentiellement sur un traitement manuel de chaque étape des procédures de passation de marché, et de la documentation y relative. Cela renforce les lourdeurs et retarde les processus de passation de marchés, limitant ainsi la performance de l’institution. De plus, l’audit des piliers de l’UE en 2017 a mis en exergue plusieurs faiblesses touchant les procédures de passation de marchés, la conservation des documents liés aux processus de passation des marchés, la gestion de la base de données des fournisseurs…

« Nous avions besoin de moderniser nos procédures de passation de marchés qui étaient manuelles et sur lesquelles nous perdions énormément de temps. Avant la numérisation de nos archives, on avait des difficultés à mettre à la disposition des auditeurs, les documents relatifs aux passations des marchés. Enfin, avant le PARCI, on n’avait pas de manuel de procédures de passation de marchés, on n’avait pas de manuel de procédures en termes de comptabilité des matières. Nous n’avions qu’une seule décision qui règlementait la comptabilité des matières. Il y avait donc un besoin de manuels ».
Brice SIB
Directeur des Acquisitions et de la Comptabilité des Matières de l’UEMOA

b. Les principaux acquis 
Le principal acquis du PARCI au niveau de la DACM fut l’élaboration et la mise en ligne de la plateforme de gestion des procédures de passation de marchés, https://pgmarches.UEMOA.int, laquelle a été conçue sur la base des 4 étapes de la passation de marchés, et qui permet d’optimiser le travail non seulement au niveau de la DACM, mais également au niveau de chaque direction qui a besoin d’acquérir des biens ou services.

Entre autres bénéfices, cet outil collaboratif permet : 

• de valider les expressions de besoins à travers un processus en workflow avec des mails d’alerte lorsque l’intervention d’un acteur est sollicitée ;
• de planifier automatiquement le processus de passation du marché dès le choix du type de marché ;
• de planifier la préparation des Termes de Référence ou des cahiers de charges en fonction des dates de lancement des appels à la concurrence définies dans le PPM ;
• d’automatiser l’élaboration des dossiers de consultation qui sont soumis au processus d’approbation (DC et autres personnes habilitées) en workflow dans la plateforme ;

• de mettre en place les comités d’évaluation ;
• l’accès aux offres numérisées par les membres du comité d’évaluation qui peuvent travailler dans un espace collaboratif dans le cadre de l’évaluation des offres ;
• aux rapporteurs du comité d’évaluation de créer et de compléter les rapports d’évaluation au fur et à mesure de l’évolution du processus. Les autres membres peuvent apporter des observations lorsque l’initiateur du rapport leur donne la main. Des modèles de rapports d’évaluation par type de marché sont intégrés dans la plateforme pour guider les utilisateurs ;
• une gestion rigoureuse d’une base de données de fournisseurs ou prestataires. Cette base de données permet de blacklister les fournisseurs défaillants ou peu recommandables ; 
• de faire une synthèse des travaux de la Commission des marchés une fois que le rapport d’évaluation et d’attribution est validé et approuvé en vue de la notification ;
• de créer le contrat à partir du projet de contrat contenu dans le dossier d’appel à la concurrence ;
• de suivre et d’avoir une vision détaillée de la situation contractuelle de chaque fournisseur en temps réel.

L’aboutissement réussi de cette plateforme contribue à la réalisation de la vision du CAP 2025. 

La mise en place de cette plateforme avec un dispositif de gestion de la base de données fournisseurs permet aussi la réalisation de la recommandation n°21 de l’audit des piliers qui recommande à la Commission de mettre en place une base de données fournisseurs qui permet d’éviter de contractualiser avec des entités qui seraient en situation d’exclusion. 

Elle contribue enfin à la mise en œuvre de la recommandation n°17 de l’audit des piliers du fait de la génération automatique de l’avis du marché et de l’archivage systématique et ordonné des documents liés à un processus de passation de marchés. La plateforme est interconnectée avec le Système d’Archivage Électronique (SAE).

L’autre acquis notable au niveau de cette direction est l’élaboration du manuel de procédures et des outils de la comptabilité des matières.

c. Appréciation des acquis 
La dématérialisation des procédures a été un véritable catalyseur pour les résultats de la DACM. En dématérialisant les processus de passation de marchés et en permettant à chaque acteur de la chaîne de commande de la Commission de contribuer plus rapidement à l’évolution des processus et de l’exécution des marchés, les outils mis en place ont permis à la DACM de gagner en célérité et en transparence.

« Mon sentiment est que depuis leur mise en place, ces acquis permettent d’améliorer nos procédures et apportent fondamentalement un changement dans nos manières de gérer les marchés publics ».
Brice SIB
Directeur des Acquisitions et de la Comptabilité des Matières de l’UEMOA

Les différents acquis obtenus grâce à l’intervention du PARCI ont considérablement amélioré le fonctionnement de la Commission de l’UEMOA et de la DACM apportant des changements qui ont non seulement modernisé les opérations de la DACM, mais également aligné les processus de passation de marchés avec les meilleures pratiques, renforçant ainsi l’efficacité globale de la Commission.