Section XII : Documentation

2.84.    L’équipe d’audit doit documenter l’audit d’une manière suffisamment complète et détaillée. (ISSAI 3000/86). 

2.85.    L’équipe d’audit doit conserver tous les documents pertinents rassemblés et générés pendant un audit de performance. C’est le cas des types de dossiers suivants : 
-    les détails du plan d’audit et de la méthodologie ; 
-    les résultats du travail de terrain et des analyses ; 
-    les communications et les retours des échanges avec l’entité auditée ;
-    les examens effectués par le(s)superviseur(s) et les autres garanties apportées par le contrôle qualité.

2.86.    La documentation du travail d’audit doit être suffisante pour permettre à un auditeur, sans relation précédente à l’audit, de comprendre :  
-    la nature, le calendrier et l’étendue du travail mené ;  
-    les observations du travail d’audit, et les données probantes d’audit obtenues ; 
-    les sujets d’importance émergeant pendant l’audit (par exemple, les changements dans la portée ou l’approche de l’audit, les décisions concernant un nouveau facteur de risque identifié au cours de l’audit, les actions menées du fait des désaccords entre l’entité auditée et l’équipe) ; 
-    les conclusions atteintes à ce sujet, et les jugements professionnels significatifs rendus pour parvenir à ces conclusions.  

2.87.    La documentation d’audit au sein de la JF est constituée de trois (3) types de dossiers qui ont pour but de permettre respectivement une disponibilité des informations du champ de compétence de la Juridiction, une exécution efficace des travaux d’audit ainsi que leur supervision pour une plus grande qualité.

2.88.    La documentation d’audit au sein de la JF comprend :
-    le Dossier Permanent (DP) ;
-    le Dossier Courant (DC) ;
-    et le Dossier de Supervision (DS).

2.89.    Le Dossier Permanent regroupe l’ensemble des informations à caractère permanent relatives à une entité. La programmation ou l’audit doit donner lieu à la consultation du ou des Dossiers Permanents relatifs à l’entité. 

Encadré n°9 : Exemple de Dossier Permanent en audit de performance
Le Dossier Permanent peut être constitué comme suit : 
1. CADRE INSTITUTIONNEL ET ORGANISATIONNEL
-    Actes législatifs et/ou réglementaires relatifs à la création de l’entité
-    Statuts
-    Contrats de performance (documents consignant les objectifs assignés à l’entité)
-    Conventions/contrats 
-    Actes de nomination des directeurs généraux et des administrateurs
-    Procès-verbaux de conseil d’administration
-    Organigramme
-    Règlement intérieur
-    Guide de procédures
-    Notes de services portant désignation des chefs de services
-    Plans stratégiques et rapports d’évaluation
-    …
-    Divers
2. PERSONNEL
-    Procès-verbaux de passation de service
-    Conventions collectives ou accords d’établissement
-    Grilles salariales
-    Conventions particulières (accords de départs collectifs)
-    Rapports sociaux annuels
-    Contrats et bulletins de salaires des principaux dirigeants
-    Procès-verbaux de visites et d’enquêtes de l’Inspection du Travail et de la Sécurité sociale
-    Liste du personnel 
-    Bilans sociaux annuels
-    Plans sociaux
-    ….
-    Divers
3 .COMPTABILITé-BUDGETS ET FINANCES  
-    Budgets et plan d’affaires
-    Rapports d’exécution budgétaire
-    ……
-    Divers
4. CONTRôLE
-    Rapports d’audit externe sur les dix dernières années (Cour ou chambre des comptes, inspections, autres organes, consultants, etc.)
-    Rapports d’audit interne sur les trois dernières années (auditeurs internes, etc.)
-    …
-    Divers 
5. DIVERS
Source : Note sur la documentation, Cour des comptes du Sénégal

2.90.    Le Dossier Courant, également appelé dossier d’audit ou dossier de travail, est constitué de l’ensemble des documents qui servent à l’audit, à travers ses différentes phases. Il comprend :
-    toutes les informations actuelles et pertinentes relatives à l’entité et dont l’utilisation est limitée à l’audit des exercices considérés ;
-    toutes les feuilles de travail élaborées à toutes les phases du processus de vérification.

2.91.    Le Dossier Courant est subdivisé en sous-dossiers tels qu’indiqués dans l’encadré n°10 :

Encadré n°10 : Modèle de structuration d’un Dossier Courant 
1.  DCP- SOUS-DOSSIER COURANT PLANIFICATION
-    DCP-1 : Prise de connaissance
DCP-1-1 : Synthèse sur la revue documentaire
DCP-1-2 : Entretiens (guides et comptes rendus)
DCP-1-3 : Synthèse sur la revue analytique et budgétaire
DCP-1-4 : Autres
-    DCP-2 : Portée de l’audit
-    DCP-3 : Objectifs et critères
DCP-3-1 : Objectifs
DCP-3-2 : Critères et sources
-    DCP-4 : Matrice de conception (MC)
2. DCE- DOSSIER COURANT EXéCUTION
-    DCE-1 : Question d’audit 1
PT1.1 : Programme de travail 1
PT1.2 : Programme de travail 2
PT1.3 : Programme de travail 3
Etc.
-    DCE-2 : Question d’audit 2
PT2.1 : Programme de travail 1
PT2.2 : Programme de travail 2
PT2.3 : Programme de travail 3
Etc.
3. DCR-DOSSIER COURANT RAPPORT
DCR-1 : Rapport provisoire
DCR-2 : Contradiction
DCR-3 : Rapport définitif    
4. DCC-DOSSIER COURANT CORRESPONDANCE
DCC-1 : Correspondance départ
DCC-1-1 : Lettre de lancement
DCC-1.2 : ……………….
DCC-2 : Correspondance arrivée
DCC-2.1 : Réponse lettre lancement 
5. DCCO-DOSSIER COURANT CONTRÔLE QUALITé 
DCCO.1 : Révision planification
DCCO.2 : Révision exécution 
DCCO.3 : Révision rapport  

2.91.1.    Le Dossier de Supervision est un dossier regroupant tous les éléments et informations nécessaires au suivi régulier d’une mission de vérification, des recommandations et suites des rapports de la JF.

2.91.2.    Il permet de :
-    s’assurer du bon déroulement de la mission d’audit ; 
-    s’assurer de l’exécution de l’audit de manière économique, efficiente, efficace, éthique et ordonnée ; 
-    garantir le respect des normes et méthodologies de contrôle adoptées par la JF ;
-    identifier et documenter les besoins de formation des équipes d’audit ;
-    préparer les travaux de planification et de révision.

2.91.3.    Le Dossier de Supervision est tenu par le Président de chambre ou le chef de section pour les missions se rattachant à sa chambre ou sa section. Au plus tard deux (2) à trois (3) mois après l’adoption du rapport définitif, le superviseur (Président de chambre ou chef de section) peut mettre le Dossier de Supervision à la disposition du Greffier de chambre. Ce dernier le conserve pour une durée d’un an avant sa transmission au service des archives et de la documentation.

2.91.4.    Le dossier est composé de sous-dossiers comprenant :
-    les correspondances ;
-    le suivi technique ;
-    le suivi administratif ;
-    les suites du contrôle.