Le contenu de la présentation du contexte et de la justification de la mission d’évaluation devra s’articuler autour des points suivants :

• Brève présentation de la Commission (mission, attributions) ;
• Brève présentation du département ou de la direction demandeur de l’évaluation ;
• Présentation de la politique, du programme, du projet objet de l’évaluation :
  • historique ;
  • rappel des objectifs ; 
  • résultats attendus ;
  • bénéficiaires ;
  • stratégie de mise en œuvre ; 
  • mécanisme de suivi-évaluation ;
  • ressources financières et partenaires d’exécution) ;

• Type d’évaluation visé : en rappel, le manuel d’évaluation prévoit six (6) principaux types d’évaluation : évaluation ex ante, évaluation mi-parcours, évaluation finale, évaluation ex post ou d’impact, méta-évaluation, évaluation thématique ;
• Finalité et utilité de l’évaluation.

• Définir les préoccupations majeures qui fondent l’initiative de l’évaluation ;
• Formuler les questions évaluatives clés pour lesquelles des réponses précises devraient pouvoir être fournies par l’évaluateur ;
• Circonscrire le champ thématique de l’évaluation, c’est-à-dire les préoccupations ou sujets qui doivent être pris en compte en priorité, ceux non prioritaires mais qui peuvent être également abordés et ceux qui ne devraient pas du tout être abordés ;
• Circonscrire le champ d’investigation géographique de l’évaluation (Pays et zones géographiques ou échelles géographiques couverts).

• Préciser les critères d’évaluation : en rappel, le manuel prévoit sept (7) principaux critères d’évaluation : pertinence, efficience, efficacité, durabilité, impact, additionnalité et qualité à l’entrée ;
• Spécifier les critères jugés les plus importants ou prépondérants pour l’évaluation, les principaux critères en rapport avec le type d’évaluation concerné (le manuel fournit des orientations quant à l’importance à donner à chaque critère selon le type d’évaluation) ;
• Fournir une définition claire de ces critères, conformément aux définitions retenues dans le manuel d’évaluation de la Commission).

L’évaluation doit permettre :

• d’atteindre chacun des objectifs spécifiques visés ;
• d’établir, pour chacun des critères retenus et sur la base des investigations menées, les constatations (situations observées), les résultats (états ou situations réelles mesurés) et de formuler des conclusions et recommandations à l’endroit des parties prenantes de l’intervention évaluée ;
• de formuler, pour chacune des préoccupations spécifiques, des réponses précises et des conclusions et recommandations spécifiques à l’endroit des parties prenantes de l’intervention évaluée ;
• de réaliser une analyse globale de type SWOT de l’intervention évaluée, permettant d’en déterminer, en rapport notamment avec les critères d’évaluation, les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces, et qui devrait sous-tendre des recommandations formulées ; 
• de disposer de données de base, permettant d’assurer une bonne cohérence entre les conclusions et recommandations formulées et les situations ou constats établis (évidence des conclusions) ;
• répertorier les leçons et enseignements tirés de l’intervention et de l’évaluation.

• Préciser les types de ressources ou compétences jugées nécessaires pour mener à bien l’évaluation ;
• Décrire, pour chaque de ressources humaines, les qualifications requises du Consultant pour la conduite de l’évaluation et la fourniture des livrables escomptés, de manière satisfaisante (cas d’évaluations externes) : qualification académique, domaine(s) de spécialité souhaité(s), etc. ;
• Préciser, pour les cas d’évaluations externes, s’il s’agit d’un Consultant individuel ou d’un Cabinet ;
• Décrire les qualifications requises pour les qualifications et compétences requises pour les cadres professionnels à mobiliser au sein de la Commission, pour la conduite de cette évaluation de manière satisfaisante (cas d’évaluations internes indépendantes).

• Préciser le nombre d’années d'expérience générale requise, respectivement, pour l’équipe de Consultants (pour les cas d’évaluations externes) ou les membres de l’équipe de mission mise en place (pour les évaluations internes indépendantes) ;
• Définir les profils ou types d’expérience spécifique requise du Consultant ou de chaque membre de l’équipe de mission, en rapport avec l’évaluation ;
• Le Consultant, qui assurera le mandat de Chef de Mission, justifiera d’au moins dix (10) années d’expérience dans la conduite d’évaluations de politiques, de programmes, de projets ou de réformes. 

Décrire la méthodologie générale de l’évaluation : la méthodologie générale de base définie dans le manuel s’articule autour de quatre principales phases (Cf. détails au chapitre 3, sections 3.1) :

• préparation administrative des évaluations programmées (recrutement du Consultant ou mise en place de l’équipe d’évaluation) ;
• préparation technique de l’évaluation (phase de démarrage) ;
• collecte, traitement et analyse des données de l’évaluation ;
• rédaction, validation et approbation du rapport d’évaluation. 

• La proposition technique formulée pour l’évaluation devra proposer, pour chacun des critères d’évaluation :
  • les approches méthodologiques et les spécificités pour chacun des critères d’évaluation ;
  • les sous-critères et les modalités pour leur notation et pour l’appréciation de la performance, sur la base des grilles de référence définies dans le Manuel d’évaluation et des modalités spécifiques adoptées dans le rapport de démarrage de la mission d’évaluation ;
• Définir la nature des données à collecter (données qualitatives et/ou quantitatives, primaires et/où secondaires), ainsi que les principales sources d’information à consulter ;
• Préciser les types et outils d’analyse à conduire (types d’informations à croiser, ratios à calculer, tendances à faire ressortir, synthèses à présenter, logiciels, etc.).

• La proposition technique formulée pour l’évaluation devra préciser les outils de collecte et d’analyse des données et, le cas échéant, les spécificités selon des critères ;
• Le Consultant ou l’équipe de mission devra au cours de la phase de démarrage (ou de préparation technique) de l’évaluation :
  • élaborer les outils de collecte des données ;
  • spécifier les approches et outils d’analyse des données ;
  • élaborer la matrice d’évaluation, qui est l’outil de synthèse de référence pour la conduite et le pilotage de l’évaluation ;
  • assurer la revue et la validation des approches et outils de l’évaluation par le Comité de Pilotage avant la phase de collecte des données.

• Les principaux livrables de l’évaluation sont :
  • le rapport de démarrage de l’évaluation ;
  • le rapport de synthèse de la phase de collecte des données (missions circulaires, phases de terrain, etc.) ;
  • le rapport provisoire de l’évaluation et supports annexes ;
  • le rapport de l’atelier de validation du rapport provisoire ;
  • le rapport final de l’évaluation et supports annexes ;
• La structure du rapport d’évaluation doit être globalement conforme au modèle ou plan de référence proposé dans le manuel d’évaluation des politiques, des programmes, des projets et réformes de la Commission.

Définir la durée globale et le calendrier sur lequel l’évaluation devra être réalisée : insister sur l’échéance jugée critique ou limite pour disposer du rapport final de l’évaluation (« on évalue pour aider à la prise de décision et évoluer »).

Ce calendrier devra être actualisé au terme de la phase de démarrage, sur la base des résultats de cette phase et des contextes réels.

Définir le calendrier spécifique et les échéances limites pour les livrables d’étapes de l’évaluation (rapport de démarrage, rapport de synthèse, phases de collecte des données, rapport provisoire, rapport de l’atelier de validation du rapport provisoire et rapport final).

Ce calendrier devra être actualisé au terme de la phase de démarrage, sur la base des résultats de cette phase et des contextes réels.

• Rapport final de démarrage de l’évaluation : 10 jours ouvrables au maximum, après la dernière réunion du Comité de Pilotage de l’Évaluation ;
• Rapport de synthèse de la phase de collecte des données (missions circulaires, phases de terrain, etc.) : 10 jours ouvrables au maximum, après la fin de la phase de collecte des données ;
• Rapport provisoire de l’évaluation et supports annexes : 30 jours ouvrables au maximum après la fin de la phase de collecte des données ;
• Rapport de l’atelier de validation du rapport provisoire : 5 jours ouvrables au maximum, après la clôture de l’atelier de validation du rapport provisoire ; 
• Rapport final de l’évaluation et supports annexes : 15 jours ouvrables au maximum, après la clôture de l’atelier de validation du rapport provisoire.  

VII. Parties prenantes et cadre institutionnel de l’évaluation

• Il s’agit de décrire les principales entités ou structures impliquées dans cette évaluation, leurs statuts et leurs rôles majeurs dans le processus de conduite de cette évaluation (processus évaluatif) ;
• Le manuel d’évaluation propose également les rôles et responsabilités des parties prenantes clés selon les modes d’évaluation.

• Commanditaire, Maître d’Ouvrage de l’évaluation ;
• Assure le financement et la commande des évaluations ;
• Assure le portage et le soutien politique ainsi que la veille de la mise en œuvre des recommandations majeures issues de l’évaluation (rétroaction et capitalisation).

• Commanditaire, Maître d’Ouvrage Délégué ;
• Assure, dans les conditions fixées par les Décisions relatives à la délégation de Pouvoirs du Président, le financement et la commande des évaluations ; 
• Assure le portage et le soutien politique ainsi que la veille de la mise en œuvre des recommandations majeures issues de l’évaluation (rétroaction et capitalisation) ;
• Mise à disposition de la documentation de base sur l’évaluation ;
• Facilitation des opérations de collecte des données (contact avec les points focaux et acteurs clés des États et zones de collecte, accès aux données, etc.) ;
• Assure le relais de la communication entre parties prenantes et mission d’évaluation ainsi que le suivi de la prise en compte des préoccupations des parties prenantes dans le cadre de l’évaluation ;
• Responsable de la préparation administrative et logistique des réunions du Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) et de l’atelier de validation du rapport provisoire avec les parties prenantes.

• Responsable de la mise en œuvre des plans, des programmes et portefeuilles annuels d’évaluation au sein de la Commission ; 
• Assure la coordination, l’encadrement technique et le management opérationnel de la fonction d’évaluation au sein de la Commission (actuelle DSE) ;
• Responsable de l’encadrement technique et de la veille de la qualité des processus et livrables de l’évaluation.

• Assure la veille de la qualité des processus et des produits ou livrables attendus, conformément aux Termes de Référence de l’évaluation, à travers l’encadrement, la facilitation et le suivi du processus évaluatif, en appui à la structure en charge des évaluations et pour le compte de la Commission (Commanditaire) ;
• Assure, à travers des réunions d’appui au démarrage de l’évaluation, la validation des cadres méthodologiques et outils de l’évaluation ;
• Responsable de la validation de la qualité technique finale du rapport final de l’évaluation et autres livrables annexes.

• Facilitent les opérations de collecte des données de l’évaluation sur le terrain (dans chaque État) ;
• Assurent la qualité des données collectées et des constats formulés, à travers des séances de débriefing ou feedback, organisées sur place par l’équipe d’évaluation (Consultant ou expertises internes) ;
• Participent à la validation du rapport provisoire de l’évaluation, à travers l’atelier organisé à cet effet par la Commission (MO) ou le Département porteur de l’évaluation (MOD) et animé par l’équipe d’évaluation (Consultant ou expertises internes).

• Maître d’œuvre, responsable de la qualité du processus et des livrables de l’évaluation ;
• Élabore la méthodologie, les approches et les outils de l’évaluation ;
• Assure la validation préalable des cadres méthodologiques et des outils et calendriers de l’évaluation par le Comité de Pilotage, à travers un rapport de démarrage qui sanctionne la fin de la phase de préparation technique de l’évaluation (Cf. manuel) ;
• Procède aux opérations de collecte des données d’évaluation sur le terrain ;
• Rédige les versions provisoires des rapports d’étapes de l’évaluation (rapport de démarrage, rapport de synthèse, phase de collecte, rapport provisoire d’atelier de validation et rapport final de l’évaluation) ;
• Responsable de la préparation technique et de l’animation de l’atelier de validation du rapport provisoire de l’évaluation par les parties prenantes ;
• Responsable de la finalisation des différents rapports de l’évaluation et d’autres livrables annexes, dans les limites des délais fixés par les Termes de Référence de l’évaluation.

• Procèdent à la proposition ou à la validation des Termes de Référence de l’évaluation (selon les cas ou termes de la convention de cofinancement) ;
• Assurent la validation ou l’approbation finale du rapport d’évaluation, à travers un Avis de Non-Objection (selon les cas ou termes de la convention de cofinancement).

• Documents d’informations générales et spécifiques (Traité, actes, décisions, etc.) ;
• Plan stratégique de la Commission ;
• Feuilles de route et autres supports de pilotage ;
• Documents de politiques, programmes et projets ;
• Rapports Annuels de Performance ;
• Rapports spécifiques (revues annuelles, audits internes, etc.) ;
• Etc. 

• Conventions ;
• Documents de planification stratégique et opérationnelle ;
• Document de gestion opérationnelle ; 
• Rapports d’activités ;
• Rapports de missions de supervision ;
• Rapport de suivi-évaluation.

• Rapports d’activités des agences d’exécution ; 
• Rapports de Maîtres d’Ouvrage Délégués ;
• Rapports d’enquêtes, etc.

• Indiquer la date butoir de soumission des offres technique et financière des Consultants/Cabinets pour l’évaluation ;
• Indiquer le (ou les) adresse(s) précise(s) d’envoi des offres, ainsi que les options d’expédition (courriel, boîte postale, etc.).

• Toute activité d’évaluation au sein de la Commission doit être réalisée selon les principes éthiques et les normes définis par le Groupe des Nations Unies pour l’Évaluation (GNUE) ;
• Ces principes ou règles éthiques sont notamment :
  • l’anonymat et la confidentialité : l’évaluation doit respecter les droits des personnes qui fournissent des informations, en garantissant leur anonymat et la confidentialité ;
  • la responsabilité : le rapport doit faire état de tous les conflits ou divergences d’opinion ayant pu se manifester entre les Consultants ou entre le Consultant et les dirigeants du programme/projet concernant les conclusions et/ou recommandations de l’évaluation. L’ensemble de l’équipe doit confirmer les résultats présentés, les éventuels désaccords devant être indiqués ;
  • l’intégrité : l’évaluateur se devra de mettre en évidence les questions qui ne sont pas expressément mentionnées dans les TDR, afin d’obtenir une analyse plus complète du programme ;
  • l’indépendance : le consultant doit veiller à rester indépendant vis-à-vis du programme examiné, et il ne devra pas être associé à sa gestion ou à quelque élément de celle-ci ;
  • la notification des incidents : si des problèmes surviennent au cours du travail de terrain, ou à tout autre moment de l’évaluation, ils doivent être immédiatement signalés à la Commission, à travers la structure en charge des évaluations (actuelle DSE). Si cela n’est pas fait, l’existence de tels problèmes ne pourra en aucun cas être utilisée pour justifier l’impossibilité d’obtenir les résultats prévus par la Commission dans les présents Termes de Référence de l’étude ;
  • la validation de l’information : le consultant se doit de garantir l’exactitude des informations recueillies lors de la préparation des rapports et sera responsable de l’information présentée dans le rapport final ;
  • la propriété intellectuelle : en utilisant les différentes sources d’information, le Consultant se doit de respecter les droits de propriété intellectuelle des institutions et des communautés examinées ;
  • la soumission des rapports : si la soumission des rapports est repoussée, ou dans le cas où la qualité des rapports soumis serait nettement moins bonne que ce qui a été convenu, les sanctions prévues dans les présents Termes de Référence s’appliqueront.