• Rappeler la date de tenue de la réunion ;
• Rappeler le contexte de la réunion ;
• Rappeler les Termes de Référence de la réunion ;
• Objectif global et objectifs spécifiques visés ;
• Résultats attendus et livrables.

1. Décrire sommairement les participants à la réunion ;
2. Nom et prénoms, fonctions et statuts des membres du COPILE présents ;
3. Nom et prénoms, fonctions et statuts des membres du COPILE absents et motifs d’absence ;
4. Nom et prénoms, fonctions et statuts des membres de l’équipe de la mission d’évaluation (Consultants ou expertises internes) ;
5. Référencer en annexe la liste de présence dans le compte rendu.

Rappeler les points d’ordre du jour de la réunion :

Ordre du jour indicatif pour la première réunion du COPILE

1. Rappel et explicitation des Termes de Référence (clarifications des attentes et enjeux, cadrages, etc.) ;
2. Présentation et examen de la méthodologie et des approches de l’évaluation (sur la base des propositions techniques préalablement formulées (Consultants ou équipe de mission) ;
3. Présentation et examen des projets d’outils de collecte des données ; 
4. Présentation et examen du projet de matrice d’évaluation ;
5. Présentation et examen du calendrier du déroulement de la mission ;
6. Point de la documentation et état des besoins complémentaires en documentation.

Ordre du Jour indicatif pour la deuxième réunion du COPILE²⁹ :

1. Revue approfondie et validation de la méthodologie et des approches de l’évaluation (sur la base de la prise en compte des contributions ou apports de la première réunion du COPILE) ;
2. Examen de la matrice d’évaluation et des outils de collecte des données ;
3. Examen et validation du calendrier du déroulement de la mission ;
4. Échanges sur les modalités pratiques de préparation de la phase de collecte des données (mission circulaire, dispositions administratives et logistiques, etc.) ;
5. État des besoins complémentaires en données ou sources de données ;
6. État des sources de collecte des données et points focaux ou acteurs de facilitation des opérations de collecte (listes et contacts téléphoniques et électroniques). 

1. Présenter succinctement, pour chacun des points de l’Ordre du Jour de la réunion, la synthèse de contributions et observations formulées ;
2. Relever, pour chacun des points de l’ordre du jour de la réunion, les principales conclusions et recommandations formulées ;
3. Relever, le cas échéant, les contraintes ou préoccupations éventuelles relevées et les perspectives ou pistes de solutions formulées.

1. Décrire les prochaines étapes de la mission ;
2. Rappeler la prochaine date convenue pour la réunion du COPILE (le cas échéant) ;
3. Décrire les activités ou tâches jugées nécessaires avant la prochaine étape de la mission et les différents acteurs respectivement responsables (matrice de responsabilités).

1. État des résultats de la réunion (niveaux d’atteinte des objectifs et résultats) ;
2. Qualité globale de la participation et des échanges ;
3. Sentiments généraux ;
4. Etc.

• Liste de présence des participants dûment signée ;
• Autres annexes (le cas échéant).

• Signature du Rapporteur du COPILE ;
• Signature du Président du COPILE.