Annexe 21 : Responsabilités majeures des acteurs clés dans les Évaluations Internes indépendantes
a. Responsabilités majeures des acteurs clés responsables d’étapes dans les processus d’Évaluations Internes Indépendantes
| Étapes de déroulement de l’évaluation (processus évaluatif) |
Acteurs responsables | Responsabilités majeures de l’acteur responsable |
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1. Préparation administrative de l’Évaluation Interne Indépendante (E2I) |
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| Mise en place de l’Équipe de l’Évaluation Interne indépendante (E2I) | Structure chargée des évaluations au sein de la Commission (actuelle DSE) | Élaboration du projet de décision et suivi du processus de validation (par la DAJ) et de signature par le PCOM (Maître d’Ouvrage) |
| Mise en place du comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) | Structure chargée des évaluations au sein de la Commission | Élaboration du projet de décision relative au Comité de Pilotage et suivi du processus de sa validation (par la DAJ) et signature par le PCOM |
| Élaboration des TDR | Département porteur de l’évaluation |
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| Revue et validation finale des TDR | Comité de Pilotage DE L'Évaluation (COPILE) | Examen et validation des TDR |
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2. Préparation technique de l’évaluation : phase de démarrage |
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| Élaboration des cadres méthodologiques des approches, du plan de travail et du programme de l’évaluation | Structure chargée des évaluations (EEII) | Conduite opérationnelle de la mission d’évaluation |
| Revue et validation des cadres méthodologiques des approches, du plan de travail et du programme de l’évaluation | Comité de Pilotage de l’Évaluation |
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3. Collecte, traitement, analyse des données et rédaction du rapport d’évaluation (conduite opérationnelle) |
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| Collecte, traitement et analyse des données de l’évaluation | Structure chargée des évaluations (EEII) | Pilotage et maîtrise d’œuvre des processus et opérations techniques de collecte, de traitement et d’analyse des données |
| Rédaction du rapport provisoire de l’évaluation | Structure chargée des évaluations (EEII) | Élaboration du rapport provisoire de l’évaluation |
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4. Examen, validation et approbation du rapport provisoire de l’évaluation |
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| Examen et validation interne du rapport provisoire par le COPILE | COPILE | Veille de la qualité globale du rapport provisoire avant sa validation par l’atelier des parties prenantes |
| Restitution et validation du rapport d’évaluation | Département porteur de l’évaluation |
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| Veille de la qualité des résultats et livrables de l’atelier | ||
| Élaboration du rapport final de l’évaluation | Structure chargée des évaluations | Prise en compte des contributions et apports de l’atelier de validation |
| Évaluation de la qualité finale du rapport d’évaluation | Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) | Renseignement et signature de la fiche d’évaluation de la qualité globale du rapport final |
| Validation du rapport final de l’évaluation | Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) | Élaboration et signature de la fiche de validation finale du rapport |
| Approbation du rapport d’évaluation | Département porteur | Élaboration du projet de Note d’Approbation du Rapport d'Évaluation (NARE) |
| Maître d’Ouvrage ou Maître d’Ouvrage Délégué de l’Évaluation (Cabinet du Président de l’Organe concerné ou Commissaire chargé du Département) | Examen, validation et signature de la NARE et supports annexes (fiche d’évaluation de la qualité globale du rapport et autres) | |
| Clôture de la mission d’évaluation | Maître d’Ouvrage ou Maître d’Ouvrage Délégué de l’Évaluation (Cabinet du Président de l’Organe concerné | Délivrance attestation de clôture et de bonne fin d’exécution de la mission |
| Évaluation globale du processus évaluatif (pour fin de capitalisation) | Département ou Organe porteur de l’évaluation | Élaboration du projet de fiche d’évaluation de la qualité globale du processus, conformément au canevas de la fiche d’évaluation |
b. Responsabilités majeures des acteurs clés associés dans les processus d’Évaluations Internes Indépendantes
| Étapes de déroulement de l’évaluation (processus évaluatif) | Acteurs clés associés |
Responsabilités majeures des acteurs associés |
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1. Préparation administrative de l’évaluation |
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| Mise en place de l’Équipe d’Évaluation Interne indépendante (EEII) | Département porteur de l’évaluation | Revue et validation du projet de Décision du PCOM relative à l’EEII |
| Mise en place du comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) | Département porteur ou commanditaire de l’évaluation |
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| Élaboration des TDR | Structure chargée des évaluations au sein de la Commission | Revue et validation technique des TDR |
| Revue et validation finale des TDR | Département porteur de l’évaluation | Finalisation des TDR |
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2. Préparation technique de l’évaluation : phase de démarrage |
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| Élaboration des cadres méthodologiques des approches, du plan de travail et du programme de l’évaluation | Département porteur de l’évaluation (Direction ou Unité de Gestion) | Mise à disposition de la documentation, mise en relation avec les parties prenantes (États, points focaux et autres) |
| Revue et validation des cadres méthodologiques des approches, du plan de travail et du programme de l’évaluation | Structure chargée des évaluations (pour les cas d’Évaluation Interne Indépendante) | • Préparation technique et présentation du rapport • Prise en compte des contributions et observations du Comité de Pilotage |
| Département porteur de l’évaluation (Direction) | Secrétariat et rapport des travaux, en appui à l’équipe d’évaluation (EEII) | |
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3. Collecte, traitement, analyse des données et rédaction du rapport provisoire de l’évaluation (conduite opérationnelle) |
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| Collecte, traitement et analyse des données d’évaluation | Département porteur de l’évaluation | Facilitation des processus de participation des points focaux et autres parties prenantes aux opérations de collecte des données |
| Rédaction du rapport provisoire d’évaluation | Département porteur de l’évaluation | Suivi et facilitation de la documentation |
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4. Examen, validation et approbation du rapport d’évaluation |
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| Examen et validation interne du rapport provisoire par le COPILE | Structure chargée des évaluations (EEII) | Préparation technique, animation et prise en compte des contributions et observations du COPILE |
| Département porteur de l’évaluation | Préparation administrative et logistique Élaboration du rapport (secrétariat) |
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| Restitution et validation du rapport d’évaluation | Structure chargée des évaluations (EEII) | Préparation technique et animation de l’atelier (synthèse des fiches d’amendement du rapport par les parties prenantes avant l’atelier) |
| Assurance qualité des résultats et livrables de l’atelier | ||
| Élaboration du rapport final de l’évaluation | Département porteur de l'évaluation | Veille de la qualité du rapport final, sur la base des résultats de l’atelier de validation |
| Évaluation de la qualité finale du rapport d’évaluation | Structure chargée des évaluations |
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| Département porteur de l'évaluation | Veille de la qualité du rapport de l’évaluation | |
| Validation du rapport final de l’évaluation | Département porteur de l'évaluation | Veille de la qualité du rapport de l’évaluation |
| COPILE | Revue et validation | |
| Structure chargée des évaluations | Amendements et Contributions (avis consultatifs) | |
| Département porteur de l'évaluation | Élaboration et signature de la Note d’Approbation et supports annexes (fiche d’évaluation de la qualité globale du rapport et autres) | |
| Clôture de la mission d’évaluation | Département porteur de l'évaluation | Élaboration et introduction du projet d’attestation de bonne fin d’exécution auprès du PCOM |
| Évaluation globale du processus évaluatif (pour fin de capitalisation) | COPILE | Revue, validation et signature de la Note de synthèse du processus évaluatif |
| Structure chargée des évaluations | Participation, avec avis consultatif, au processus de validation des résultats de l’évaluation (en vue de réduire les conflits d’intérêts) | |