Soumis par reza le Nov 03

Annexe 12 : Modèle type du projet de décision  du Président de la Commission régissant  le Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE)


DÉCIDE

Article premier : Nature et mission
Le Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) est une structure ad hoc, créée en appui au service en charge de l’évaluation au sein de la Commission.

Le COPILE a pour mission d’assurer la veille de la qualité des processus et des produits ou livrables attendus de l’évaluation, conformément aux Termes de Référence de l’évaluation, à travers l’encadrement, la facilitation et le suivi du processus évaluatif pour le compte de la Commission ou de l’Organe commanditaire.

Article 2 : Attributions
Les principales attributions du COPILE sont :

  • assure une meilleure appropriation des Termes de Référence, des enjeux et défis majeurs de la mission par le Consultant évaluateur ou l’équipe d’évaluation (pour les cas d’évaluations internes indépendantes) ;
  • veille à la qualité des cadres méthodologiques, des approches et outils de l’évaluation à travers des réunions de démarrage, sanctionnées par un Rapport de Démarrage de l’Évaluation (RaDE), qui est l’instrument de référence pour le pilotage du processus évaluatif ;
  • suit l’avancement des étapes clés des processus de déroulement de la mission d’évaluation et en assure le compte rendu au Commanditaire, à travers la structure en charge de l’évaluation ;
  • facilite, en appui au Cabinet responsable de l’évaluation, l’accès aux sources de données et aux supports documentaires nécessaires pour la conduite de l’évaluation ;
  • formule des observations, des amendements et toutes propositions susceptibles d’améliorer les résultats et les livrables de l’évaluation ;
  • examine et valide, à travers des réunions ad hoc, les livrables d’étapes et les rapports provisoires de la mission ;
  • facilite la préparation technique et la tenue de l’atelier de restitution et de validation du rapport d’évaluation avec les parties prenantes du projet ;
  • formule, à l’attention du Commanditaire, une appréciation globale sur la qualité finale du rapport d’évaluation, à travers la fiche de validation technique du rapport final et la fiche d’évaluation de la qualité globale du rapport final. 

Article 3 : Composition 

1.    Le COPILE est, de façon générale, composé comme suit :

  • Président : Responsable de la structure en charge de la fonction d’évaluation au sein de la Commission ou son représentant
  • Rapporteur : Premier responsable de la structure responsable directe de l’évaluation au sein du Département concerné ou son représentant 
  • Membres : Il s’agit de représentants de parties prenantes clés de l’intervention et d’expertises techniques (internes ou externes) jugées nécessaires pour assurer la mission du COPILE. Ils sont retenus sur proposition de la structure responsable directe de l’évaluation au sein du Département commanditaire et sur avis de la structure en charge de la fonction d’évaluation au sein de la Commission.

2.    Le COPILE peut recourir à toute personne dont l’expertise est nécessaire à la bonne exécution de sa mission et de ses attributions.

Article 4 : Organisation et fonctionnement 

  1. Le Comité de Pilotage de l’Évaluation (COPILE) se réunit à l’initiative de la structure en charge de la fonction d’évaluation au sein de la Commission, sur convocation de son Président et sur la base de concertations préalables avec les membres, pour les évaluations ou interventions financées sur ressources propres. 
  2. En ce qui concerne les évaluations conjointes ou financées sur ressources extérieures, le COPILE se réunit sur convocation de la lettre du Directeur de Cabinet du Président de la Commission (avec copie au Secrétaire Général de la présidence) ou du Commissaire chargé du Département concerné (par délégation).
  3. Le quorum des membres présents requis pour les délibérations du Comité est fixé aux deux tiers (2/3) de ses membres.
  4. En cas d’empêchement du membre titulaire, il peut se faire représenter par son représentant et son suppléant, sur la base d’une notification préalable de son empêchement au Président du Comité de Pilotage. 
  5. Les délibérations du Comité sont acquises par consensus et à défaut, à la majorité simple des membres présents ou représentés.
  6. Les travaux du Comité de pilotage font l’objet de comptes rendus adressés au Directeur de Cabinet du Président avec copie au Secrétaire Général de la présidence) ou au Directeur de Cabinet du Département concerné (par délégation). 
  7. Les comptes rendus de la réunion du COPILE sont élaborés par la structure porteuse de l’évaluation au sein du Département commanditaire, sur la base du Canevas de référence adopté.

Article 5 : Mise en œuvre
La structure en charge de la fonction d’évaluation est chargée de l’application de la présente Décision, de concert avec la structure responsable directe de l’évaluation au sein du Département commanditaire (Maître d’Ouvrage Délégué).

Dans les cas d’évaluations décentralisées, la mise en œuvre de la présente Décision incombe au Directeur de la structure responsable de l’évaluation au sein du Département commanditaire, sous la supervision du Directeur de Cabinet de ce Département et sous l’assistance technique et la veille de la structure en charge des évaluations au sein de la Commission.

Article 6 : Entrée en vigueur
La présente Décision entre en vigueur à compter de la date de sa signature.

Ouagadougou, le ……

Le Président de la Commission

Ampliations : 

  • PC
  • Département commanditaire
  • Archives
  • Structure en charge des évaluations (actuelle DSE)